Hoe het werkt Voor wie Sectoren Voor partners Kennisbank BedrijvenScan.nl ↗ Plan een gesprek
NL EN

Wat moet je zelf aanleveren als je een duurzaamheidsrapport laat maken?

Patrick de Veer ·
Ondernemer ordent energierekeningen en duurzaamheidsrapporten op bureau met laptop waarop een sustainability dashboard zichtbaar is.

Wat je intern al moet hebben beslist

Een klant, bank of grote afnemer vraagt duurzaamheidsinformatie, maar welke gegevens moet je intern klaarzetten voordat een externe partner kan beginnen, en welk kader vraagt werkelijk om die data?

Voor je een duurzaamheidsrapport laat maken, leg je drie zaken vast. Zo kan de externe partner gericht werken en weet je intern wie welke informatie duurzaamheidsrapport moet aanleveren.

  • Je krijgt al duurzaamheidsvragen van klanten, een bank, een investeerder, een aanbestedende dienst of een grotere afnemer.
  • Je kunt intern iemand mandateren om gegevens op te vragen bij financiën, HR, operations en inkoop.
  • Je weet voor welke juridische entiteit en welk boekjaar je een rapport of vragenlijst wilt voorbereiden.
SNEL INZICHT. GEEN EXTRA ADMINISTRATIE.
Maak de kosten van uitstel zichtbaar.

Beantwoord de vragen en krijg een helder eerste beeld van waar actie waarde kan opleveren.

Start nu →

Wat je moet verzamelen vóór de intake

Zet de bestanden en contactpersonen vooraf samen. Zo kan de externe partner meteen zien welke informatie beschikbaar is, wie ze kan toelichten en welk bewijs eronder ligt.

  • De rapporteringsvraag, klantenvragenlijst of briefing van je externe rapportagepartner.
  • Toegang tot energiefacturen, brandstof- en afvalgegevens, HR-overzichten en inkoop- of leveranciersoverzichten.
  • Een gedeelde, beveiligde map of dataroom voor exports, facturen, beleidsdocumenten en bewijsstukken.
  • Een eenvoudige aanleverlijst met veld, bronhouder, meetperiode, eenheid, entiteit en bewijsstuk.
  • Contactgegevens van de interne gegevensverantwoordelijken en van de externe rapportagepartner.

Stap 1 — Kies eerst het rapportagekader dat bij je vraag past

Laat een externe partner niet meteen beginnen schrijven. Bepaal eerst waarom je rapporteert: omdat je onder een wettelijke plicht valt, omdat een grote klant gegevens vraagt, of omdat een bank of investeerder inzicht wil. De CSRD is een Europese richtlijn die bepaalde ondernemingen verplicht duurzaamheidsinformatie te rapporteren volgens duurzaamheidscriteria. De CSRD vraagt voor ondernemingen die binnen haar toepassingsgebied vallen rapportering volgens de ESRS.

Val je daar niet onder, dan kan de VSME het vertrekpunt zijn. De VSME is een door de Europese Commissie aanbevolen vrijwillige standaard voor duurzaamheidsrapportage. Ze is bedoeld voor niet-beursgenoteerde ondernemingen en helpt kmo’s om informatie aan te leveren aan grote afnemers, banken en investeerders die naar duurzaamheidsdata vragen. Die doelgroep maakt de keuze praktisch: je verzamelt informatie voor de vraag die nu voorligt, niet voor een rapport dat niemand nodig heeft.

Wie een duurzaamheidsrapport laat maken, moet de actuele CSRD-reikwijdte laten toetsen zodra die mogelijk relevant is. Een externe partner kan het verslag structureren en de data beoordelen, maar de keuze voor het kader bepaalt welke informatie duurzaamheidsrapport je intern moet klaarzetten.

Tip

Vraag je grote klant of bank welke velden werkelijk nodig zijn. Zo voorkom je dat je bij duurzaamheidsrapportage uitbesteden breder gegevens verzamelt dan de ketenvraag vereist.

Let op

Baseer je keuze niet alleen op aangekondigde vereenvoudigingen. Voorstellen, technische adviezen en vastgestelde regels hebben niet dezelfde status.

Stap 2 — Baken de entiteit, periode en rapporteringsvraag af

Maak vóór de intake een korte scopefiche. Leg vast voor welke vennootschap, locaties en activiteiten je rapporteert, over welke verslagperiode de cijfers gaan en waarvoor het resultaat dient: jaarlijkse financiële rapportage, antwoord aan een klant, financieringsdossier of vrijwillig verslag.

Die afbakening bepaalt hoe de externe partner de gegevens leest. Bij verplichte CSRD-rapportering maakt duurzaamheidsinformatie deel uit van de jaarlijkse financiële rapportage. De EU vraagt van ondernemingen boven een bepaalde omvang informatie over sociale en milieukwesties, de bijbehorende risico’s en kansen, en de effecten van hun activiteiten op mens en milieu. Die rapporteringsplicht vraagt dus een duidelijke perimeter.

Ook bij een vrijwillig VSME-verslag moet die scope vastliggen. De standaard behandelt zowel de effecten van je onderneming op mens en milieu als de invloed van milieu- en sociale kwesties op financiële positie, prestaties en kasstromen. De VSME-doelstelling maakt het risicovol om cijfers van verschillende vennootschappen of boekjaren door elkaar te gebruiken. Een cijfer zonder afbakening is moeilijk te controleren.

Tip

Gebruik voor elke export dezelfde verslagperiode en noteer afwijkingen meteen in de aanleverlijst.

Let op

Voeg geen groepscijfers en cijfers van één Belgische entiteit samen zonder dit expliciet te markeren.

Stap 3 — Wijs één interne coördinator voor de dataverzameling aan

Wijs één persoon aan die de beschikbare ESG-informatie samenbrengt en het overzicht voor de externe partner bewaakt. Die coördinator hoeft niet alle cijfers zelf te bezitten, maar weet wel wie de bronhouder is en welke toelichting bij een bestand hoort.

Duurzaamheidsgegevens kun je centraal verzamelen, laten berekenen en helder presenteren, zoals Juvo beschrijft. Zonder intern aanspreekpunt blijven energiefacturen, HR-overzichten en leveranciersinformatie bij verschillende mensen hangen. Dan vertraagt de rapportage, ook als de externe partner al klaarstaat.

Tip

Laat de coördinator eerst in kaart brengen welke bestaande bestanden en contactpersonen al beschikbaar zijn.

Let op

Maak de externe partner niet het interne aanspreekpunt voor gegevens die alleen jouw organisatie kan terugvinden of toelichten.

Stap 4 — Verzamel je meetbare milieugegevens

Breng de milieugegevens samen die je al kunt staven: CO2-voetafdruk, energieverbruik en afvalvermindering zijn KPI’s die je kunt opvolgen. Juvo noemt deze gegevens als bruikbare duurzaamheidsindicatoren. Voeg ook beschikbare cijfers over waterverbruik en het gebruik van hernieuwbare energie toe. Die informatie kan mee inzicht geven in je milieuprestaties.

Bezorg per gegeven de bron, verslagperiode, eenheid en juridische entiteit. Zo kan de externe partner zien welke milieuthema’s je al onderbouwd kunt opnemen en waar nog gegevens ontbreken. Een bestand zonder herkomst blijft moeilijk te controleren.

Tip

Begin met de gegevens die al beschikbaar zijn. Perfecte data is niet nodig voor een eerste eerlijk beeld.

Let op

Behandel een ontbrekend meetpunt niet als nulwaarde. Noteer dat het gegeven nog niet beschikbaar is.

Stap 5 — Verzamel sociale en governance-informatie per thema

Milieucijfers alleen geven geen volledig beeld. De CSRD behandelt drie gebieden: Environment (milieu), Social (sociaal) en Governance (bestuur), samen ESG genoemd. ESG gaat dus over meetbare gegevens waarmee je de vooruitgang van je onderneming rond milieu, sociale thema’s en bestuur kunt aantonen. SERV licht dit toe.

Vraag HR om het personeelsbeleid en gegevens over de man-vrouwverdeling in de top. Vraag inkoop welke informatie er bestaat over het beheer van leveranciersrelaties en mogelijke effecten in de toeleveringsketen. Dit zijn voorbeelden van ESRS-informatie die, afhankelijk van je gekozen kader, in je rapport kunnen horen.

Leg per thema vast welk bronbestand beschikbaar is, wie het kan toelichten en over welke periode het gaat. Bestaat de informatie, maar is ze niet gedocumenteerd, dan blijft ze moeilijk bruikbaar voor de externe partner.

Tip

Gebruik de ESG-indeling als controle: zie je bij milieu, sociaal of bestuur nog een leeg thema dat de externe partner moet beoordelen?

Let op

Ga er niet van uit dat alleen milieucijfers nodig zijn.

Stap 6 — Beperk je datalijst tot wat het gekozen kader vraagt

Maak nu een korte datalijst die aansluit op je gekozen kader en op de concrete vraag van je klant, bank of investeerder. Het rapportageraamwerk is complex en vraagt tijdige voorbereiding, aldus SERV. Verzamel dus gericht: welke ESG-gegevens worden gevraagd, wie levert ze aan en welk bewijsstuk hoort erbij?

Lever je als niet-rapportageplichtige onderneming informatie aan een grote afnemer, dan kan de VSME je datalijst afbakenen. De standaard is er onder meer voor kmo’s die duurzaamheidsinformatie moeten bezorgen die grote ondernemingen bij hun leveranciers opvragen. Die VSME-functie voorkomt dat je gegevens verzamelt zonder duidelijk doel.

CSRD-plichtige ondernemingen mogen niet-rapportageplichtige bedrijven in hun waardeketen niet om meer informatie vragen dan de VSME omvat. Deze grens heet de value chain cap. Gebruik die begrenzing om de vraag van een afnemer naast je eigen lijst te leggen en onnodige velden te herkennen.

Tip

Begin liever smal en grondig dan breed en oppervlakkig. Prioriteer eerst de informatie die de externe partij of de keten daadwerkelijk vraagt.

Let op

Verwar de value chain cap niet met een algemene vrijstelling. Controleer altijd welk kader en welke actuele vraag op jouw onderneming van toepassing zijn.

Stap 7 — Leg strategie, acties, ambities en voortgang vast

Bezorg naast je cijfers ook een korte managementinput: wat is je duurzaamheidsvisie, welke acties lopen er al, welke doelstellingen heb je en welke vooruitgang kun je aantonen? Een duurzaamheidsrapport wordt pas bruikbaar als de externe partner het verschil kan tonen tussen gemeten prestaties, onderbouwde acties en plannen die nog moeten starten.

SBE gebruikte zijn eerste VSME-duurzaamheidsverslag om transparantie en vergelijkbaarheid te ondersteunen. Het verslag beschrijft zowel de duurzaamheidsvisie en -strategie, inclusief de balans tussen groei, mens en milieu, als concrete acties in projecten en de eigen werking.

Voeg ook de voortgang toe die je al hebt geboekt. SBE nam die voortgang over de voorbije jaren eveneens op in zijn verslag, dat het op 1 oktober 2025 publiceerde. Voor jouw aanlevering betekent dat: leg per actie vast wat er al is uitgevoerd en welk bewijs daarbij hoort. Dan blijft een ambitie herkenbaar als ambitie, en een gerealiseerde prestatie controleerbaar.

Tip

Houd ambities concreet: koppel elke ambitie aan een eigenaar, tijdshorizon en meetpunt.

Let op

Presenteer een voornemen niet als gerealiseerde prestatie. Transparantie over de startpositie is sterker dan een niet-onderbouwde claim.

Stap 8 — Controleer welke informatie het gekozen kader vraagt

Leg je laatste aanleverlijst naast het kader dat je eerder koos. De VSME vereist geen dubbele-materialiteitsanalyse en bestaat uit een basismodule en een uitgebreide module. Kies dus de module die past bij je rapporteringsvraag, en vraag de externe partner per veld waarom het nodig is.

De Europese Commissie stelt voor om met een vrijwillige standaard de informatie te beperken die CSRD-plichtige ondernemingen of banken kunnen vragen van bedrijven met maximaal 1.000 werknemers. Dat voorstel kan je helpen om een te brede klantenvragenlijst te herkennen, maar het is geen reden om je eigen toepasselijke verplichtingen zomaar te schrappen.

Ook de voorgestelde CSRD-drempels zijn nog geen vaststaand vertrekpunt. In het Omnibus-voorstel zouden alleen ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers én een omzet boven 50 miljoen euro of een balanstotaal boven 25 miljoen euro onder de CSRD-regels blijven vallen. De Commissie schatte dat daardoor ongeveer 80% van de ondernemingen buiten het toepassingsgebied zou vallen. Laat daarom bij twijfel de actuele reikwijdte toetsen voordat je je datalijst verkleint.

Tip

Bespreek met je externe partner of de vraag vooral van een klant, bank, investeerder of een wettelijke rapporteringsplicht komt. Dat bepaalt welke VSME-module en welke informatie je moet aanleveren.

Let op

Behandel voorstellen van de Europese Commissie en technisch advies van EFRAG niet als vastgestelde rapportagevereisten. De op 30 november 2025 gepubliceerde vereenvoudigde ESRS-versie voor ESRS G1 is technische advisering en nog niet als gedelegeerde handeling vastgesteld.

Veelvoorkomende problemen bij het aanleveren

Loopt de intake vast, ga dan niet meteen op zoek naar extra cijfers. Controleer eerst of de gegevens dezelfde periode, entiteit en herkomst hebben.

  • Energiefacturen, HR-cijfers en inkoopgegevens gebruiken verschillende periodes of entiteiten. Kies één rapporteringsperiode en markeer per bestand de juridische entiteit. Laat afwijkingen bevestigen door de bronhouder voordat de externe partner berekeningen uitvoert. Cijfers zonder dezelfde afbakening zijn moeilijk naast elkaar te leggen.

  • Een afdeling levert alleen een totaalbedrag of mondelinge uitleg zonder bronbestand. Vraag minimaal de onderliggende export, factuur, beleidsnota of berekeningswijze op. Kan dat niet, registreer het gegeven als schatting of als ontbrekend datapunt. Als het niet is gedocumenteerd, telt het niet mee.

  • Niemand weet of de onderneming CSRD, ESRS of VSME moet volgen. Vertrek van de rapporteringsvraag en laat de actuele wettelijke reikwijdte door een specialist toetsen. Vallen klanten, banken of investeerders terug op duurzaamheidsinformatie, bereid dan alvast een afgebakende VSME-geschikte datalijst voor. De VSME is een vrijwillige standaard voor ondernemingen buiten de CSRD en helpt kmo’s informatie te geven aan grote afnemers, banken en investeerders.

  • De externe partner krijgt bestanden, maar niet de context van de cijfers. Voeg per datapunt de eigenaar, periode, eenheid, bron en eventuele aanname toe. Een cijfer zonder herkomst is moeilijk te controleren en vertraagt de rapportage.

Je externe partner kan nu gericht starten

Je hebt nu een afgebakende rapporteringsvraag, een passend kader en een overzicht van de beschikbare milieu-, sociale en governance-informatie. De externe partner kan daarmee gericht beoordelen welke gegevens voor je rapportering, klantvraag of financieringsdossier relevant zijn.

De voorbereiding maakt ook zichtbaar wat nog ontbreekt: een bronbestand, een toelichting van de gegevenshouder of een meetpunt dat je nog niet opvolgt. Je hoeft niet alles tegelijk op te lossen, maar je weet wel welke gegevens je kunt staven en waar verdere actie nodig is.

Begin met de vraag die nu voorligt, kies het passende kader en breng vervolgens alleen de ESG-data in kaart die je aantoonbaar moet kunnen toelichten.

Related Articles