7 documenten die je nodig hebt voor je B-Corp aanvraag

Patrick de Veer · 23 jun 2026

Voor een B-Corp certificering moet je aantonen dat je bedrijf op alle vlakken — van arbeidsomstandigheden tot milieu-impact en bestuur — aan strenge eisen voldoet. Dat vraagt om documentatie. Niet zomaar wat papieren, maar bewijs dat je bedrijfsvoering echt klopt. In dit artikel vind je de zeven documenten die je concreet nodig hebt voor je aanvraag, zodat je weet waar je aan toe bent.

Wat de B-Corp aanvraag inhoudelijk van je vraagt

De B-Corp certificering wordt uitgegeven door B Lab en beoordeelt bedrijven op vijf gebieden: governance, werknemers, gemeenschap, milieu en klanten. De beoordeling verloopt via de B Impact Assessment, een uitgebreide vragenlijst waarvoor je minimaal 80 van de 200 punten moet halen. Maar een goede score invullen is niet genoeg. B Lab verifieert je antwoorden en vraagt daarvoor ondersteunende documentatie op.

Dat verificatieproces is waar veel bedrijven tegenaan lopen. Je kunt een sterke duurzaamheidspraktijk hebben, maar als je die niet kunt onderbouwen met concrete documenten, telt het niet mee. De zeven categorieën hieronder dekken de meest gevraagde bewijsstukken. Hoe beter je dit op orde hebt, hoe soepeler je B-Corp readiness check verloopt.

1: Bewijs van rechtsvorm en eigendomsstructuur

B Lab wil weten met wie ze te maken hebben. Dat begint bij de juridische structuur van je bedrijf: wie zijn de eigenaren, hoe is de zeggenschap geregeld, en zijn er afspraken gemaakt over hoe het bedrijf omgaat met de belangen van alle stakeholders, niet alleen aandeelhouders.

Wat je nodig hebt: een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel, je statuten of oprichtingsakte, en eventueel een aandeelhoudersovereenkomst. Als je een BV hebt, is het ook relevant of je statuten een zogenaamde stakeholder-clausule bevatten. Dat is geen harde vereiste voor de aanvraag zelf, maar het versterkt wel je governance-score.

Dit document is relatief eenvoudig te verzamelen, maar vergeet niet dat B Lab soms vraagt naar de meest recente versie. Zorg dus dat je statuten up-to-date zijn.

2: Financiële jaarrekeningen van de afgelopen jaren

Financiële transparantie is een onderdeel van goed bestuur. B Lab vraagt naar je jaarrekeningen om te controleren of je bedrijf stabiel is, en om inzicht te krijgen in hoe financiële middelen worden ingezet in relatie tot je maatschappelijke doelen.

Doorgaans worden de jaarrekeningen van de afgelopen twee tot drie jaar gevraagd. Voor MKB-bedrijven die niet verplicht zijn tot publicatie bij de KvK, volstaat een door de accountant opgestelde of goedgekeurde jaarrekening. Een samenstellingsverklaring is in de meeste gevallen voldoende.

Let op: B Lab kijkt niet alleen naar de cijfers zelf, maar ook naar hoe je omgaat met winstuitkering, investeringen en eventuele verbonden partijen. Zorg dat je jaarrekeningen compleet zijn en aansluiten op wat je elders in de aanvraag beweert.

3: HR-beleid en arbeidsvoorwaardendocumentatie

De werknemerscategorie weegt zwaar in de B Impact Assessment. B Lab wil zien dat je medewerkers eerlijk behandelt, dat er beleid is rondom arbeidsomstandigheden, en dat je als werkgever bewust keuzes maakt over loon, ontwikkeling en welzijn.

Relevante documenten zijn: je arbeidsovereenkomsten of een standaard contracttemplate, een personeelshandboek of HR-beleidsdocument, informatie over loonstructuur en eventuele beloningsverschillen (waaronder gender pay gap), en beleid rondom ziekteverzuim, verlof en ontwikkelingsmogelijkheden.

Je hoeft geen perfect HR-beleid te hebben om te beginnen, maar je moet wel kunnen aantonen dat er beleid bestaat en dat het actief wordt toegepast. Informele afspraken die nergens zijn vastgelegd, tellen niet mee in de verificatie.

4: Milieu- en energiedata met bronvermelding

Voor de milieucategorie heb je meetbare data nodig. Dat betekent: verbruikscijfers van energie, water en eventueel brandstof, bij voorkeur over meerdere jaren zodat je een trend kunt laten zien.

Bronnen die B Lab accepteert zijn onder andere energierekeningen, uitdraaien uit je energiemanagementsysteem, of data vanuit je boekhoudsoftware als die verbruikskosten registreert. Het gaat erom dat de data traceerbaar is. Een schatting zonder onderbouwing wordt niet geaccepteerd.

Als je bedrijf een CO2-voetafdruk heeft berekend, is dat een waardevolle aanvulling. Maar ook zonder uitgebreide klimaatberekening kun je hier punten scoren, zolang je basisverbruiksdata maar klopt en je kunt uitleggen wat je ermee doet. Dit is ook een van de gebieden waar het verbeteren van je EcoVadis score en je B-Corp score samenkomen: beide vragen om dezelfde soort onderbouwde milieudata.

5: Leveranciersbeleid en inkoopketen documentatie

B Lab vraagt hoe je omgaat met je leveranciers. Kies je bewust? Stel je eisen op het gebied van arbeidsomstandigheden of milieu? Heb je een inkoopbeleid dat verder gaat dan alleen prijs en kwaliteit?

Wat je hier nodig hebt: een inkoopbeleid of gedragscode voor leveranciers, een overzicht van je belangrijkste leveranciers en eventuele contractuele duurzaamheidsclausules, en documentatie van eventuele leveranciersbeoordelingen of audits die je hebt uitgevoerd.

Voor MKB-bedrijven met een beperkte inkoopketen hoeft dit geen uitgebreid systeem te zijn. Een heldere beschrijving van hoe je leveranciers selecteert en welke criteria je hanteert, is al een goede basis. Zorg wel dat het op papier staat en niet alleen in je hoofd.

6: Gemeenschapsbetrokkenheid en maatschappelijke impact

Dit onderdeel gaat over de rol die je bedrijf speelt buiten de eigen muren. Draag je bij aan de lokale gemeenschap? Werk je samen met maatschappelijke organisaties? Hebben je producten of diensten een aantoonbare sociale of ecologische impact?

Documentatie die hier relevant is: verslagen van samenwerkingen met goede doelen of maatschappelijke organisaties, overzichten van donaties of vrijwilligersuren, en beschrijvingen van hoe je product of dienst een positieve bijdrage levert aan een specifieke groep of probleem.

Dit is de categorie waar veel bedrijven al meer doen dan ze denken, maar het nergens hebben vastgelegd. Begin met een overzicht van alles wat je de afgelopen twee jaar hebt gedaan op dit vlak. Dat is vaak al genoeg om een solide onderbouwing te maken.

7: Schriftelijke verklaring van missie en bestuursverplichting

B Lab wil weten dat duurzaamheid geen marketingverhaal is, maar echt verankerd zit in hoe je bedrijf wordt geleid. Dat vraagt om een schriftelijke verklaring: wat is de missie van je bedrijf, en hoe is de verplichting om maatschappelijke impact te creëren verankerd in je bestuur?

Dit kan de vorm aannemen van een missieverklaring in je statuten, een bestuursresolutie of een formeel beleidsdocument dat is ondertekend door de directie. Hoe specifieker en concreter, hoe beter. Een algemene zin over “duurzaam ondernemen” is minder sterk dan een document dat beschrijft hoe het bestuur duurzaamheidsdoelen weegt bij beslissingen.

Dit document is ook relevant als je nadenkt over hoe je B-Corp readiness check scoort op governance. Het is het fundament waarop de rest van je aanvraag rust.

Documentatie geregeld — wat is de volgende stap?

Als je deze zeven categorieën op orde hebt, ben je goed voorbereid op het verificatieproces van B Lab. Maar weten welke documenten je nodig hebt, is één ding. Weten hoe je bedrijf er nu werkelijk voor staat, is iets anders.

Veel MKB-bedrijven die aan een B-Corp aanvraag beginnen, ontdekken gaandeweg dat er gaten zitten in hun documentatie of dat bepaalde praktijken wel bestaan maar nergens zijn vastgelegd. Hoe eerder je die gaten identificeert, hoe meer tijd je hebt om ze te dichten. Dat geldt net zo goed als je je EcoVadis score wilt verbeteren: beide trajecten vragen om dezelfde combinatie van beleid, data en bewijs.

Wil je weten hoe klaar jouw bedrijf is voor een certificering? Doe de gratis Certificering Readiness pre-scan. In tien minuten heb je een concreet beeld. Geen registratie, direct resultaat.

Frequently Asked Questions

Hoe lang duurt het gemiddeld om alle zeven documentcategorieën compleet te krijgen?

Dat verschilt sterk per bedrijf, maar reken gemiddeld op twee tot vier maanden als je documentatie nog niet op orde is. Bedrijven die al een HR-handboek, jaarrekeningen en een inkoopbeleid hebben, kunnen dit aanzienlijk sneller afronden. Begin met een intern overzicht van wat er al bestaat — je zult merken dat je meer hebt dan je denkt, maar dat het vaak nog niet de juiste vorm heeft voor verificatie door B Lab.

Wat als mijn bedrijf nog geen formeel inkoopbeleid heeft? Kan ik dan toch beginnen met de B-Corp aanvraag?

Ja, je kunt beginnen, maar je zult dit onderdeel op korte termijn moeten aanpakken om voldoende punten te scoren. Een simpel, goed gedocumenteerd inkoopbeleid van één of twee pagina's is al een sterke basis. Beschrijf daarin welke criteria je hanteert bij leveranciersselectie en voeg eventueel een gedragscode toe die je leveranciers kunnen ondertekenen. Het gaat B Lab om de intentie én het bewijs dat je die intentie structureel toepast.

Moet ik alle documenten in het Nederlands aanleveren, of accepteert B Lab ook Engelstalige documentatie?

B Lab accepteert documentatie in meerdere talen, maar voor complexe of juridische documenten kan een Engelse samenvatting of toelichting het verificatieproces versnellen. Zeker voor je statuten, missieverklaring en HR-beleid is het handig om een beknopte Engelstalige beschrijving bij te voegen. Neem bij twijfel contact op met je B Lab-contactpersoon, want de eisen kunnen per regio licht verschillen.

Hoe recent moeten de documenten zijn die ik aanlevert? Is er een maximale leeftijd?

B Lab hanteert als vuistregel dat documenten actueel en representatief moeten zijn voor de huidige bedrijfsvoering. Voor jaarrekeningen worden doorgaans de twee tot drie meest recente boekjaren gevraagd. Voor beleidsdocumenten zoals je HR-handboek of inkoopbeleid geldt dat ze niet verouderd mogen zijn — een document uit 2018 dat sindsdien nooit is herzien, zal vragen oproepen. Plan jaarlijkse reviews in voor je kernbeleidsdocumenten zodat je hier altijd klaar voor bent.

Wat zijn de meest voorkomende fouten die bedrijven maken tijdens het verificatieproces?

De meest gemaakte fout is het invullen van een hoge score in de B Impact Assessment zonder dat de bijbehorende documentatie die score kan onderbouwen. B Lab verifieert steekproefsgewijs én gericht, en inconsistenties leiden tot herziening van je score of vertraging in de certificering. Een tweede veelgemaakte fout is het aanleveren van documenten die beleid beschrijven maar niet aantonen dat het beleid ook daadwerkelijk wordt toegepast — voeg daarom altijd concrete voorbeelden of uitvoeringsbewijzen toe.

Kan een eenmanszaak of ZZP'er ook een B-Corp certificering aanvragen?

B Lab certificeert bedrijven van uiteenlopende groottes, maar voor eenmanszaken en ZZP'ers geldt dat sommige categorieën — zoals werknemersbeleid en governance — lastiger in te vullen zijn zonder personeel of formeel bestuur. Toch zijn er voorbeelden van kleine bedrijven die gecertificeerd zijn door creatief en transparant te documenteren hoe ze hun waarden toepassen in hun dagelijkse praktijk. Doe eerst de B Impact Assessment om te zien waar je realistisch gezien staat voordat je de aanvraag start.

Hoe verhouden de documentatievereisten voor B-Corp zich tot die van andere certificeringen zoals ISO 14001 of EcoVadis?

Er is aanzienlijke overlap, vooral op het gebied van milieu- en leveranciersdata. Als je al gecertificeerd bent voor ISO 14001 of een goede EcoVadis-score hebt, beschik je waarschijnlijk al over een groot deel van de benodigde milieu- en inkoopdocumentatie voor B-Corp. Het grote verschil is dat B-Corp breder kijkt: ook governance, werknemers en gemeenschapsbetrokkenheid worden meegewogen. Gebruik bestaande certificeringsdocumentatie als vertrekpunt en vul de ontbrekende categorieën gericht aan.