Hoe het werkt Voor wie Sectoren Voor partners Kennisbank BedrijvenScan.nl ↗ Plan een gesprek
NL EN

Kun je als groothandel opdrachten mislopen door ontbrekende duurzaamheidsinformatie?

Patrick de Veer ·
Magazijnbeheerder bij laaddok houdt ongetekend contract vast naast leeg duurzaamheidsformulier, pallets en stellingen op achtergrond.

Wanneer deze route relevant is voor jouw groothandel

Klantvragen, aanbestedingen en leveranciersdata: bepaal welke informatie jouw groothandel moet kunnen tonen voordat een commercieel dossier onder druk komt. Deze route past als je bestaande gegevens wilt ordenen tot een antwoord dat klanten kunnen controleren.

  • Je levert als Belgische groothandel aan zakelijke klanten, publieke opdrachtgevers of ketenpartners.
  • Je kunt intern iemand eigenaar maken van klantvragen, leveranciersinformatie en documentatie.
  • Je wilt het onderscheid maken tussen een wettelijke rapporteringsplicht en commerciële informatievragen van klanten.
  • Je aanvaardt dat je eerste inventaris onvolledig mag zijn, zolang aannames, bronnen en ontbrekende gegevens zichtbaar blijven.

Welke gegevens en documenten je verzamelt

Verzamel wat al beschikbaar is. Je hoeft niet te wachten op perfecte data: maak zichtbaar welke bron je hebt, voor welke periode die geldt en wat nog ontbreekt.

  • Toegang tot recente jaarrekeningen en gegevens over werknemers, omzet en balanstotaal.
  • Een export of overzicht uit ERP, boekhouding of inkoopsysteem met productgroepen en leveranciers.
  • Beschikbare energiefacturen, brandstofkosten, transportgegevens en inkoopoverzichten.
  • Bestaande klantvragen, aanbestedingsleidraden, gedragscodes en leveranciersvragenlijsten.
  • Een gedeelde map of register voor bewijsstukken, versies en verantwoordelijken.

Stap 1: bepaal eerst of je zelf moet rapporteren

Check eerst of jouw groothandel rechtstreeks onder de Belgische rapporteringsplicht valt. De CSRD is in België omgezet via de wet van 2 december 2024 over de openbaarmaking en assurance van duurzaamheidsinformatie. In België moeten grote vennootschappen duurzaamheidsinformatie in hun jaarverslag opnemen.

Gebruik daarvoor je meest recente jaarrekening. Het IBR noemt voor grote vennootschappen meer dan 250 werknemers, een balanstotaal van 25 miljoen euro en een jaarlijkse omzet van 50 miljoen euro; beursgenoteerde kmo’s worden eveneens genoemd als toepassingsgroep van de CSRD. Ook kleine en middelgrote vennootschappen met effecten op een gereglementeerde markt moeten duurzaamheidsinformatie opnemen, behalve wanneer zij microvennootschappen zijn.

Check ook de groepsstructuur. Bepaalde niet-Europese ondernemingen die via een dochtervennootschap of bijkantoor in België economisch actief zijn, vallen eveneens onder de Belgische verplichting. Een buitenlandse moedermaatschappij kan dus mee bepalen welke duurzaamheidsrapportage bedrijven moeten voorbereiden.

Tip

Maak een korte beslisboom met je rechtsvorm, beursnotering, aantal werknemers, omzet, balanstotaal en eventuele niet-Europese moedermaatschappij. Zo weet je of een formeel rapporteringstraject onderzocht moet worden, of dat je eerst focust op gerichte klantvragen.

Let op

De Europese Commissie stelde in het Omnibus-pakket van 2025 voor om ongeveer 80% van de ondernemingen uit het CSRD-toepassingsgebied te halen. Dat is een voorstel, geen geldende eindregeling.

Een plicht om duurzaamheidsinformatie in het jaarverslag op te nemen is ook iets anders dan een losse ESG-vragenlijst van een klant. Geen rechtstreekse CSRD-plicht betekent niet dat duurzaamheidsinformatie voor een groothandel geen selectievoorwaarde kan zijn.

Stap 2: breng ESG terug tot de thema’s waarover je informatie verzamelt

Gebruik voor elke klantvraag dezelfde werkbare indeling. Volgens de Belgische definitie omvatten duurzaamheidskwesties ecologische factoren, sociale en mensenrechtenfactoren en governancefactoren. Zo maak je van een brede ESG-vraag een afgebakende controle: over welk thema vraagt de klant informatie, welke gegevens heb je al en welk bewijs hoort daarbij?

Duurzaamheidsinformatie is de verslaglegging over die duurzaamheidskwesties volgens de relevante bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Voor duurzaamheidsinformatie van een groothandel betekent dat: verzamel geen losse claims, maar koppel elk antwoord aan een onderwerp en een onderliggend document.

De CSRD wil de transparantie en vergelijkbaarheid van duurzaamheidsrapportering door ondernemingen vergroten. Voor de betrokken vennootschappen gaat die rapportering onder meer over milieuprestaties, sociale en werknemersgerelateerde aangelegenheden, mensenrechten, anti-corruptie en omkoping, en diversiteit in bestuursorganen.

Valt jouw vennootschap onder de CSRD, dan is externe assurance over je duurzaamheidsrapportering verplicht. Zorg dus dat je per thema kunt terugvinden waar een cijfer, verklaring of beleidstekst vandaan komt. Als het niet is gedocumenteerd, telt het niet mee.

Tip

Maak een compacte vertaaltabel voor terugkerende vragen:

Klantterm Praktische vraag voor je groothandel Mogelijke databron Bewijsstuk
Milieu Welke informatie heb je over milieuprestaties? Beschikbare interne gegevens Onderliggende bron of overzicht
Sociale thema’s Welke informatie heb je over werknemers en mensenrechten? Beschikbare interne gegevens Onderliggende bron of verklaring
Governance Welke informatie heb je over anti-corruptie, omkoping of bestuur? Beschikbare interne gegevens Onderliggende bron of beleidstekst

Let op

De 3 P’s, 5 P’s en vier duurzaamheidsprincipes zijn geen vaste Belgische wettelijke checklist. Gebruik ze dus niet als vervanging voor klantvereisten, aanbestedingsvoorwaarden of toepasselijke rapporteringsregels. De concrete vraag van de klant en de Belgische definitie blijven leidend.

Stap 3: lees klant- en aanbestedingsvragen als selectiecriteria

Verzamel elke ontvangen vragenlijst, gedragscode en aanbestedingsleidraad. Markeer per vraag of de klant huidige prestaties, beleid, plannen, certificaten of onderliggende data verwacht. Zo zie je welke duurzaamheidsinformatie je groothandel meteen moet kunnen aantonen en welke informatie alleen ter voorbereiding dient.

Een leverancierscode kan een toegangseis zijn binnen één keten. NNZ laat leveranciers bijvoorbeeld een gedragscode ondertekenen en controleert de naleving ervan. Die code omvat onder meer consumentenveiligheid, respect voor mensenrechten en bijdragen aan duurzame ontwikkeling en een schoon milieu.

Kijk ook naar de manier waarop een klant controleert. NNZ werkt met drie auditprogramma’s: licht, medium en intensief. Het voert jaarlijks audits uit per centrale inkoopcategorie volgens een vooraf goedgekeurd schema. Dat maakt duidelijk waarom een algemene beleidsverklaring soms niet volstaat: de klant kan per productgroep of leverancier andere bewijsstukken vragen.

Lees langlopende contracten ook vooruit. Een leveranciersbeoordeling kan naast je huidige duurzaamheidsprestaties vragen naar plannen voor duurzaamheid en circulariteit op korte en lange termijn. Leg daarom vast of de vraag gaat over wat je vandaag kunt bewijzen, of over een plan dat je nog moet opstellen.

Tip

Noteer per eis of die een knock-outvoorwaarde, gunningscriterium, contractvoorwaarde of vrijblijvende informatievraag is. Dan besteed je eerst tijd aan voorwaarden die je deelname of gunning kunnen beïnvloeden.

Let op

Ga niet uit van één universele vragenlijst. Een leverancierscode van een klant is een commerciële eis voor die keten, geen algemene wet.

Stap 4: bouw één datamatrix per productgroep en leverancier

Zet elke terugkerende vraag in één herbruikbare matrix. Neem per regel minstens productgroep, leverancier, onderwerp, datapunt, bron, periode, methode, ontbrekende informatie en bewijsdocument op. Zo zie je meteen welke data je zelf bezit en welke informatie nog bij een leverancier moet komen.

Maak een aparte kolom voor waardeketen- en scope 3-vragen. NNZ omschrijft scope 3-emissies als emissies die niet door NNZ zelf worden geproduceerd, maar voortkomen uit activa waarvoor het indirect verantwoordelijk is, in of buiten de waardeketen. Voor jouw matrix betekent dat: markeer duidelijk of een cijfer uit je eigen administratie komt of uit een leveranciersverklaring moet komen.

Houd duurzaamheid en circulariteit als aparte onderwerpen bij. Volgens gaat duurzaamheid onder meer over grondstoffengebruik en de duurzame inzet van mensen, terwijl circulariteit gaat over grondstoffen hergebruiken in plaats van verspillen. Een klant kan dus naar beide vragen, met verschillende onderliggende gegevens en bewijsstukken.

Gebruik dubbele materialiteit alleen als een praktische controle. De technische adviesversie van EFRAG beschrijft dit als rapportering over materiële effecten op mens en milieu én materiële duurzaamheidsrisico’s en -kansen voor de onderneming. Leg in je matrix daarom vast of een onderwerp gaat over een effect in de keten, een risico of kans voor jouw groothandel, of allebei. Die dubbele blik voorkomt dat je alleen naar interne kosten kijkt terwijl een klant informatie over de waardeketen vraagt.

Een matrix hoeft geen scoremodel te zijn. NNZ berekent zijn Supplier Audit Index als het gemiddelde van vier pijlers: kwaliteit, voedselveiligheid, gezondheid en veiligheid, en ESG. Dat toont wel dat ESG naast andere selectiecriteria kan staan. Bewaar de link tussen elk datapunt en het bewijsstuk, zodat je gericht kunt antwoorden wanneer een klant verschillende thema’s samen beoordeelt.

Tip

Begin met productgroepen met de meeste omzet, de grootste klantvraag of de hoogste aanbestedingskans. Gebruik bij terugkerende antwoorden dezelfde definities en periodes. Anders vergelijk je appels met peren.

Let op

Vul ontbrekende leveranciersdata niet stilzwijgend aan als feit. Leg schattingen, aannames en datagaten apart vast. Het bestaat misschien, maar zonder bron blijft het onzichtbaar.

Stap 5: leg per datapunt bron en verantwoordelijke vast

Vul voor elke regel in je matrix de bron, interne verantwoordelijke, verslagperiode en bestandslocatie in. Gebruik alleen documenten die je werkelijk beschikbaar hebt. Zo vindt je team bij een nieuwe klantvraag meteen terug waar een cijfer, leveranciersverklaring of beleidstekst vandaan komt.

Markeer ontbrekende onderbouwing als datagat. Dat is beter dan een antwoord geven dat niemand later kan controleren. Wat je niet kunt terugvinden, kun je ook niet aantonen.

Tip

Bewaar de originele bron naast de samenvatting die je aan een klant stuurt. De samenvatting maakt het antwoord leesbaar; het bronbestand maakt het controleerbaar.

Let op

Vervang een ontbrekend document niet door een algemene claim in het klantantwoord. Noteer wat ontbreekt, wie het moet aanleveren en voor welke periode.

Stap 6: kies een proportioneel kader voor wat nog ontbreekt

Werk eerst af wat een lopende klantvraag, financieringsvraag of aanbesteding werkelijk nodig heeft. Gebruik daarna een vrijwillig kader om terugkerende vragen op dezelfde manier te beantwoorden. Zo bouw je geen volledig rapporteringsproject voor gegevens die niemand vraagt.

De technische adviesversie van de vereenvoudigde ESRS is nog niet als gedelegeerde handeling vastgesteld. Gebruik die dus als structuur om hiaten in je dossier te ordenen, niet als definitieve wettelijke checklist.

Ook de Europese regels zijn nog in beweging. In dat voorstel zouden enkel ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers én een omzet boven 50 miljoen euro of een balanstotaal boven 25 miljoen euro onder de CSRD-regels blijven vallen. Het gaat om een voorstel van de Commissie, niet om een regeling waarop je vandaag je dossier kunt baseren.

Dat voorstel voorziet ook een vrijwillige standaard die moet afbakenen welke duurzaamheidsinformatie CSRD-plichtige ondernemingen mogen opvragen bij waardeketenbedrijven met maximaal 1.000 werknemers. De Commissie ziet die standaard als een proportioneel referentiekader voor kleinere bedrijven buiten de CSRD-scope die vragen krijgen van grote ondernemingen of financiële instellingen. Gebruik zo’n kader dus om je terugkerende duurzaamheidsinformatie groothandel te ordenen, met de concrete klantvraag als vertrekpunt.

Tip

Maak drie prioriteitsniveaus:

  • nu nodig voor een lopende kans;
  • dit jaar nodig voor terugkerende klantvragen;
  • later alleen relevant bij groei of nieuwe markten.

Zo weet je welke duurzaamheidseisen leveranciers en klanten vandaag bepalen, en welke informatie nog kan wachten.

Let op

Bouw geen volledig CSRD-dossier als je alleen een beperkte, concrete klantvraag moet beantwoorden. Begin smal, leg bronnen en datagaten vast, en breid pas uit als dezelfde vraag terugkomt.

Presenteer de vrijwillige standaard en herziene ESRS ook niet als definitief toepasbaar zolang de Europese besluitvorming nog loopt.

Stap 7: check apart je aanbestedingen en importstromen

Neem alleen aanbestedingen door waarin duurzaamheid echt meeweegt. De CO2-Prestatieladder kan zowel een aanbestedingsinstrument als een CO2-managementsysteem zijn, gericht op minder energieverbruik, CO2-uitstoot en kosten. De versies 3.1 en 4.0 zijn aanvaard als geaccrediteerde certificeringssystemen conform NEN-EN-ISO/IEC 17021-1.

Lees de aanbestedingsleidraad precies. Als een opdrachtgever de CO2-Prestatieladder 4.0 als BPKV-gunningscriterium gebruikt, moet de leidraad onder meer de eisen, gunningsmethode en wijze van verantwoording vermelden. Daar staat dus welke duurzaamheidsinformatie je moet aanleveren en hoe die je inschrijving beïnvloedt.

Dat verschil kan meetellen. In het voorbeeld voor CO2-Prestatieladder 4.0 leveren CO2-ambitieniveaus 1, 2 en 3 respectievelijk 5%, 10% en 15% gunningsvoordeel op; geen ambitieniveau geeft 0%. Check daarom per dossier of zo’n criterium je commerciële positie daadwerkelijk raakt, vóór je tijd steekt in certificering of aanvullende berekeningen.

Gebruik historische resultaten niet als prognose. Bij organisaties die de Universiteit Utrecht onderzocht en die CO2-Prestatieladdercertificering hadden, bedroeg de CO2-reductie van 2010 tot en met 2013 gemiddeld 3,2% per jaar, tegenover een gemiddeld Nederlands energiebesparingstempo van 1,5% per jaar. Dat zegt niets over welke reductie jouw groothandel zal halen.

Tip

Koppel deze controle aan concrete aanbestedings- en importdossiers, niet aan de volledige organisatie tegelijk. Noteer per dossier welk gunningscriterium geldt, welke onderbouwing gevraagd wordt en welke productstromen of volumes je moet nakijken.

Let op

Een CO2-Prestatieladder of CBAM-verplichting is niet automatisch relevant voor elke groothandel of elk product. Behandel historische reductiecijfers van gecertificeerde organisaties evenmin als een belofte voor jouw bedrijf.

Stap 8: beantwoord klantvragen vanuit één gecontroleerd dossier

Stel je klantantwoord op aan de hand van de matrix en de bronbestanden die je hebt vastgelegd. Splits duidelijk uit wat gemeten data is, wat uit een leveranciersverklaring komt, welke aannames je gebruikt en welke informatie nog ontbreekt. Voeg alleen bijlagen toe die de concrete vraag onderbouwen. Zo blijft je antwoord controleerbaar, ook als een klant later bijkomende scope 3-, circulariteits- of importinformatie vraagt.

Maak voor importstromen een aparte CBAM-controle. De definitieve CBAM-regeling geldt vanaf 1 januari 2026; EU-importeurs die meer dan 50 ton CBAM-goederen invoeren, moeten de status van geautoriseerde CBAM-aangever aanvragen. Vermeld zo’n wettelijke controle niet als losse duurzaamheidsclaim in een commercieel dossier, maar leg vast welke productstromen en volumes je hebt nagekeken.

Een geautoriseerde CBAM-aangever koopt certificaten bij de nationale bevoegde autoriteit. De prijs is in 2026 gebaseerd op het driemaandelijkse gemiddelde van EU-ETS-veilingen en vanaf 2027 op het wekelijkse gemiddelde. Die prijsbasis maakt importinformatie ook een dossier voor opvolging, niet alleen een antwoord op een klantvraag.

Gebruik herziene ESRS of een vrijwillige standaard niet als definitieve belofte aan een klant. De Commissie meldde dat de herziene ESRS het aantal verplichte datapunten met meer dan 60% en het totale aantal datapunten met meer dan 70% verminderen. Volgens de Commissie zouden de rapporteringskosten per onderneming met meer dan 30% moeten dalen. De vrijwillige standaard en herziene ESRS van juli 2026 moesten wel nog worden onderzocht door het Europees Parlement en de Raad; toepassing volgt pas na een toezichtsperiode van twee maanden, die nog eens twee maanden kan worden verlengd. De status van die voorstellen verandert dus niets aan wat je vandaag wel of niet kunt aantonen.

Tip

Bewaar de ingediende versie, de ontvanger en ontvangen feedback. Dat vormt de beste start voor de volgende vragenlijst en voorkomt dat je dezelfde duurzaamheidsinformatie opnieuw moet verzamelen.

Let op

Beloof geen certificering, reductie of wettelijke conformiteit die je dossier niet kan aantonen.

Veelvoorkomende knelpunten bij klantvragen

Loop je vast, maak de vraag dan kleiner en controleer wat de klant werkelijk nodig heeft. Een klantvraag, een wettelijke plicht en een aanbestedingscriterium zijn verschillende zaken.

  • Je weet niet of een klantvraag verplicht is. Vraag de klant of aanbestedende dienst welke onderdelen verplicht zijn, hoe ze worden beoordeeld en welke bewijsstukken aanvaard worden. Leg dat antwoord naast je eigen CSRD-check. Een vrijblijvende vragenlijst vraagt een andere inspanning dan een voorwaarde voor deelname of gunning.

  • Leveranciers leveren geen scope 3- of productinformatie aan. Registreer het datagat per leverancier en productgroep. Vraag een verklaring op met bron en verslagperiode. Communiceer vervolgens helder wat gemeten is, wat een leverancier heeft aangeleverd en wat nog ontbreekt. Een onbekend gegeven is geen feit.

  • Je hebt veel documenten, maar geen consistent klantantwoord. Breng alles terug naar één datamatrix met vaste definities, verslagperiode, bron, eigenaar en bewijslink. Begin bij de eisen die in actieve klantdossiers terugkomen. Zo wordt losse duurzaamheidsrapportage bedrijven bruikbaar voor een concrete vraag.

  • De organisatie wil meteen een volledig CSRD- of certificeringstraject starten. Toets eerst je rechtstreekse plicht, de druk van klanten en de relevante aanbestedingskansen. Geef voorrang aan productgroepen en datapunten die nu je markttoegang beïnvloeden. De rest volgt pas wanneer de noodzaak aantoonbaar is.

Wat je na deze stappen hebt geregeld

Je hebt een onderbouwd onderscheid tussen wettelijke rapporteringsplichten en commerciële klantvragen. Je weet welke vragen een onmiddellijke invloed hebben op een klantdossier, aanbesteding of importstroom, en welke informatie later kan volgen.

Je beschikt ook over één herbruikbaar dossier met data, bronbestanden, bewijsstukken, datagaten en interne eigenaars. Daardoor kun je gerichter reageren op leveranciersbeoordelingen, scope 3-vragen, aanbestedingen en relevante CBAM-controles. Wat nog ontbreekt, blijft zichtbaar in plaats van verborgen in een algemene duurzaamheidsclaim.

Begin met één klantvraag en één productgroep — zo zie je snel welke duurzaamheidsinformatie al bestaat en wat nog onzichtbaar is.

Related Articles