Hoe vaak moet ik mijn EcoVadis certificering vernieuwen?

Patrick de Veer · 24 jul 2026

Een EcoVadis certificering is twaalf maanden geldig. Je moet dus elk jaar opnieuw een beoordeling aanvragen om je certificering actief te houden. Dat klinkt als veel werk, maar als je de eerste keer goed hebt gedocumenteerd wat je doet op het gebied van duurzaamheid, verloopt de verlenging een stuk soepeler. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het vernieuwingsproces, van timing tot documentatie en scoreverbetering.

Hoe lang is een EcoVadis certificering geldig?

Een EcoVadis certificering is geldig voor twaalf maanden vanaf de datum van uitgifte. Na dat jaar verliest je scorecard zijn officiële status en kun je hem niet meer delen met opdrachtgevers of inkopers als bewijs van je duurzaamheidsprestaties. De jaarlijkse cyclus is bewust zo opgezet: EcoVadis wil zien dat duurzaamheid een doorlopend proces is, geen eenmalige inspanning.

Dat betekent in de praktijk dat je elk jaar opnieuw een beoordelingsverzoek ontvangt van EcoVadis, meestal een aantal weken voor het verlopen van je huidige certificering. Je hebt dan een bepaalde termijn om je documentatie in te dienen. Mis je die termijn, dan vervalt je certificering en moet je opnieuw beginnen alsof het een eerste beoordeling is.

Wat gebeurt er als je EcoVadis certificering verloopt?

Als je EcoVadis certificering verloopt zonder dat je een verlenging hebt ingediend, wordt je scorecard inactief. Je kunt hem dan niet meer delen met klanten of leveranciers, en hij verschijnt niet meer als geldig in het EcoVadis-platform. Voor bedrijven waarbij EcoVadis vereist is door een leverancier of opdrachtgever, kan dit directe gevolgen hebben voor de samenwerking.

Een verlopen certificering betekent ook dat je opnieuw het volledige beoordelingsproces doorloopt, inclusief het opnieuw indienen van alle documentatie. Je verliest daarmee de voordelen van een lopende verlenging, zoals een vereenvoudigd vragenformulier op basis van je eerdere antwoorden. Het is dus niet alleen administratief vervelend, maar kan ook je relatie met ketenpartners onder druk zetten als EcoVadis een vereiste is in contracten of aanbestedingen.

Wanneer moet je beginnen met het vernieuwingsproces?

Begin minimaal zes tot acht weken voor de vervaldatum van je huidige certificering. EcoVadis stuurt zelf een uitnodiging voor de verlenging, maar wachten tot dat moment is te laat als je documentatie nog niet op orde is. De beoordeling zelf duurt gemiddeld vier tot zes weken na indiening, dus je hebt die aanlooptijd echt nodig.

Een handige aanpak is om gedurende het jaar al bij te houden welke documenten je nodig hebt en deze actueel te houden. Denk aan bijgewerkte beleidsverklaringen, recente trainingsregistraties of een nieuw milieuprestatierapport. Als je dit doorlopend bijhoudt, is de verlenging geen stressmoment maar een routineklus.

Wat is er anders bij een vernieuwing dan bij een eerste beoordeling?

Bij een vernieuwing werkt EcoVadis met een aangepaste vragenlijst die is gebaseerd op je eerdere antwoorden. Je hoeft niet alles opnieuw van nul op te bouwen. EcoVadis kijkt specifiek naar wat er is veranderd in je beleid, acties en resultaten ten opzichte van het vorige jaar. Dat maakt het proces korter en gerichter dan de eerste keer.

Tegelijk ligt de lat bij een verlenging soms hoger. EcoVadis verwacht dat je voortgang hebt geboekt. Dezelfde documenten als vorig jaar inleveren zonder verbeteringen te laten zien, kan leiden tot een lagere score. De beoordelaars letten er bewust op of je duurzaamheidsaanpak zich heeft ontwikkeld. Een verlenging is dus niet alleen een administratieve handeling, maar ook een moment om te laten zien dat je daadwerkelijk stappen hebt gezet.

Welke documenten heb je nodig voor een EcoVadis verlenging?

De exacte documentatielijst hangt af van je branche en de thema’s waarop je beoordeeld wordt, maar er zijn een aantal categorieën die bijna altijd terugkomen bij een EcoVadis verlenging.

Milieubeleid en -prestaties: bijgewerkte beleidsverklaring, energieverbruiksdata, CO2-rapportage of afvalbeheerregistraties
Arbeidsomstandigheden en mensenrechten: HR-beleid, trainingsregistraties, eventuele audits of certificeringen zoals ISO 45001
Zakelijke ethiek: anticorruptiebeleid, gedragscode, klachtenprocedures
Duurzame inkoop: leveranciersbeoordelingen, inkoopbeleid, contractclausules over duurzaamheid

Zorg dat alle documenten actueel zijn, dus gedateerd in het afgelopen jaar of voorzien van een reviewdatum. Verouderde documenten worden door EcoVadis lager gewaardeerd of buiten beschouwing gelaten.

Kan je EcoVadis score veranderen bij vernieuwing?

Ja, je EcoVadis score kan zowel omhoog als omlaag gaan bij een vernieuwing. De score is geen vaste waarde, maar een weerspiegeling van je actuele beleid, acties en resultaten op het moment van beoordeling. Als je het afgelopen jaar concrete verbeteringen hebt doorgevoerd en dat goed kunt aantonen, stijgt je score. Als je stil hebt gestaan terwijl de sectorgemiddelden omhoog zijn gegaan, kan je score dalen.

Voor bedrijven waarbij een EcoVadis score vereist is door een leverancier, is dit een belangrijk punt. Sommige inkopers hanteren een minimumdrempel, zoals een score van 45 of hoger voor een bronzen medaille. Als je score onder die drempel zakt, kan dat gevolgen hebben voor je leveranciersstatus. Het loont dus om de vernieuwing niet als formaliteit te behandelen, maar als een kans om je positie te versterken.

Hoe bereid je je EcoVadis vernieuwing efficiënt voor?

De meest effectieve voorbereiding begint niet een maand voor de deadline, maar direct na je vorige beoordeling. Maak een overzicht van de verbeterpunten die EcoVadis heeft aangegeven in je vorige scorecard en gebruik dat als werkplan voor het komende jaar. Zo werk je gericht toe naar een betere score in plaats van te hopen dat hetzelfde pakket documenten volstaat.

Praktische stappen die je het hele jaar door kunt nemen:

Stel een interne verantwoordelijke aan voor EcoVadis-documentatie
Houd een centrale documentenmap bij met alle relevante beleidsverklaringen en registraties
Zorg dat beleidsdocumenten jaarlijks worden herzien en voorzien van een nieuwe datum
Noteer concrete acties die je hebt ondernomen op de vier EcoVadis-thema’s
Controleer drie maanden voor de vervaldatum of alle documenten actueel zijn

Bedrijven die EcoVadis goed bijhouden, rapporteren dat de verlenging na het eerste jaar aanzienlijk minder tijd kost. Het systeem werkt het beste als je duurzaamheid behandelt als een doorlopend onderdeel van je bedrijfsvoering, niet als een jaarlijkse sprint.

Wil je weten hoe klaar jouw bedrijf is voor een certificering? Doe de gratis Certificering Readiness pre-scan. In tien minuten heb je een concreet beeld. Geen registratie, direct resultaat.

Frequently Asked Questions

Wat gebeurt er met mijn EcoVadis score als mijn sector strengere normen krijgt?

EcoVadis past zijn beoordelingscriteria periodiek aan op basis van sectorontwikkelingen en regelgeving. Dat betekent dat zelfs als jij niets verandert, je score kan dalen omdat de benchmark omhoog is gegaan. Het is daarom verstandig om niet alleen je eigen voortgang te monitoren, maar ook de sectorgemiddelden in de gaten te houden via je EcoVadis-dashboard. Zo kom je niet voor verrassingen te staan bij je verlenging.

Kan ik mijn EcoVadis verlenging uitstellen als ik nog niet klaar ben met mijn documentatie?

EcoVadis biedt beperkte flexibiliteit als het gaat om de indieningstermijn. In sommige gevallen is een korte uitstelperiode mogelijk, maar dit is geen garantie en moet je proactief aanvragen bij EcoVadis. Als je de deadline mist, vervalt je certificering en moet je het volledige proces opnieuw doorlopen als een nieuwe beoordeling. Het is dus altijd beter om ruim op tijd te beginnen dan te rekenen op een verlenging van de termijn.

Hoe weet ik op welke thema's ik het meeste winst kan behalen bij mijn volgende beoordeling?

Je vorige EcoVadis scorecard bevat een gedetailleerde uitsplitsing per thema — milieu, arbeidsomstandigheden, ethiek en duurzame inkoop — inclusief de sterke en zwakke punten die de beoordelaars hebben geïdentificeerd. Gebruik deze feedback als prioriteitenlijst: focussen op thema's waar je nu laag scoort levert doorgaans meer scorepunten op dan het verder verbeteren van thema's waar je al goed op staat. Heb je geen toegang meer tot je oude scorecard, neem dan contact op met EcoVadis voor een overzicht.

Moet ik nieuwe certificeringen zoals ISO 14001 of ISO 45001 behalen om mijn score te verbeteren?

Externe certificeringen zoals ISO 14001 (milieu) of ISO 45001 (veiligheid) zijn sterke bewijsstukken die EcoVadis positief waardeert, maar ze zijn geen vereiste voor een goede score. EcoVadis beoordeelt ook interne beleidsverklaringen, concrete actieprogramma's en meetbare resultaten. Als het behalen van een ISO-certificering buiten je budget of tijdshorizon valt, kun je alsnog flink punten winnen door je bestaande beleid beter te documenteren en aantoonbare verbeteringen door te voeren.

Wat is een veelgemaakte fout bij het indienen van documenten voor een EcoVadis verlenging?

Een van de meest voorkomende fouten is het indienen van verouderde documenten zonder herzieningsdatum, of het uploaden van generieke beleidsteksten die niet specifiek zijn voor jouw organisatie. EcoVadis-beoordelaars letten expliciet op documenten die zijn ondertekend door het management, voorzien zijn van een recente datum en aantoonbaar van toepassing zijn op jouw bedrijfsactiviteiten. Zorg er ook voor dat je documenten in een geaccepteerde taal zijn opgesteld — Engels is altijd veilig als je twijfelt over de taalvereisten.

Hoe betrek ik mijn leveranciers bij mijn EcoVadis verlenging?

Als duurzame inkoop een van de thema's is waarop je wilt verbeteren, is het actief betrekken van je leveranciers een concrete stap die EcoVadis waardeert. Denk aan het versturen van een duurzaamheidsvragenlijst aan je belangrijkste leveranciers, het opnemen van duurzaamheidsclausules in nieuwe contracten, of het uitvoeren van risicobeoordelingen per leverancier. Documenteer deze acties zorgvuldig, want het gaat niet alleen om wat je van plan bent, maar om wat je aantoonbaar hebt gedaan in het afgelopen beoordelingsjaar.

Is het mogelijk om professionele hulp in te schakelen voor mijn EcoVadis verlenging, en wanneer is dat zinvol?

Ja, er zijn gespecialiseerde consultants en platforms die bedrijven ondersteunen bij het EcoVadis-proces. Professionele begeleiding is vooral zinvol als je voor het eerst verlengt, als je score significant wilt verbeteren, of als je intern weinig capaciteit hebt voor de voorbereiding. Let er wel op dat je zelf goed begrijpt wat er in de vragenlijst staat en welke documenten je indient — EcoVadis verwacht dat de ingediende informatie authentiek en verifieerbaar is vanuit jouw eigen organisatie.

Related Articles