Hoe het werkt Voor wie Sectoren Voor partners Kennisbank BedrijvenScan.nl ↗ Plan een gesprek
NL EN

Wat kost het om duurzaamheidsrapportages handmatig te blijven maken?

Patrick de Veer ·
Hoge stapel handgeschreven duurzaamheidsrapporten en spreadsheets op rommelig bureau, met koffiekop en markeerstiften in warm middaglicht.

Wat je al moet weten over jouw onderneming en ketenvragen

Energiefacturen in een map, klantvragen in e-mails en cijfers bij verschillende collega’s: zo groeit duurzaamheidsrapportage ongemerkt uit tot terugkerend handwerk. Zorg vóór je begint dat je deze basis kunt verzamelen:

  • Je ontvangt al duurzaamheidsvragen van klanten, banken, grote afnemers of bij aanbestedingen, of verwacht die binnenkort.
  • Je hebt toegang tot de recente jaarrekening en weet welke vennootschappen tot jouw groep behoren.
  • Je kunt intern iemand aanduiden die tijdsbesteding, databronnen en bewijsstukken mee in kaart brengt.

Wat je moet verzamelen voor je kostberekening

Verzamel deze stukken voordat je de interne werklast en externe facturen naast elkaar legt:

  • De jaarrekeningen en kerncijfers van minstens de voorbije twee boekjaren.
  • Een overzicht van ontvangen klantvragen, aanbestedingsvragen, bankvragen en eventuele ESG-vragenlijsten.
  • Toegang tot energiefacturen, brandstofkosten, HR-gegevens, inkoopoverzichten en relevante contracten.
  • Een tijdsregistratie of eenvoudige rekentabel voor interne uren, uurtarieven en externe facturen.
  • Een gedeelde map of documentregister voor bewijsstukken en versies.
SNEL INZICHT. GEEN EXTRA ADMINISTRATIE.
Maak de kosten van uitstel zichtbaar.

Beantwoord de vragen en krijg een helder eerste beeld van waar actie waarde kan opleveren.

Start nu →

Bepaal eerst welke rapportageroute voor jou geldt

Breng eerst je wettelijke positie in kaart. De CSRD is via de wet van 2 december 2024 in Belgische wetgeving omgezet, met regels over de openbaarmaking en assurance van duurzaamheidsinformatie. De Belgische bepalingen richten zich op grote vennootschappen, genoteerde kmo’s met uitzondering van microvennootschappen, en bepaalde niet-Europese ondernemingen die economisch actief zijn in België.

Check dus niet alleen de cijfers van jouw operationele vennootschap. Zit je in een grote groep, dan moet de moedervennootschap duurzaamheidsinformatie opnemen in het geconsolideerd jaarverslag. Dezelfde regels kunnen daardoor op groepsniveau spelen, ook als je eigen administratie vooral op één vennootschap is ingericht.

Voor een Belgische vennootschap geldt de kwalificatie groot wanneer zij op balansdatum gedurende twee opeenvolgende boekjaren minstens twee van drie criteria overschrijdt: een balanstotaal van meer dan 25.000.000 euro, een netto-omzet van meer dan 50.000.000 euro en een gemiddeld personeelsbestand van meer dan 250 werknemers gedurende het boekjaar. Deze drempels bepalen of je de wettelijke route verder moet uitzoeken, vóór je de kosten van een handmatige duurzaamheidsrapportage gaat berekenen.

Een ESG-vragenlijst van een klant hoort in een apart spoor. Zo’n verzoek kan tijd, data en bewijsstukken vragen, maar is niet automatisch een wettelijke jaarverslagverplichting. Leg daarom per inkomende vraag vast of het om een klant-, bank- of aanbestedingsvraag gaat, en toets de wettelijke rapportageroute afzonderlijk.

Let op

Gebruik de drempels niet als momentopname. De beoordeling kijkt naar twee opeenvolgende boekjaren. Verwar deze criteria voor een grote vennootschap ook niet met de afzonderlijke criteria voor een kleine vennootschap of een groep van beperkte omvang.

Tip

Neem bij grensgevallen, groepsstructuren en de actuele toepassing een accountant of juridisch adviseur mee in de beoordeling.

Scheid de huidige regels van Europese voorstellen

Maak in je overzicht drie aparte blokken: wat vandaag geldt, wat vrijwillig is en wat nog voorgesteld wordt. Zo voorkom je dat je een rapportageproces stopzet omdat je een voorstel verwart met een regel die nu al op jouw onderneming van toepassing is.

Val je onder de CSRD, dan moet je volgens de Europese Commissie rapporteren volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). De eerste ondernemingen die onder de CSRD vallen, moesten de nieuwe regels voor het eerst toepassen op boekjaar 2024, voor rapporten die in 2025 werden gepubliceerd. Noteer dit kader dus bij de wettelijke route, niet bij de opties die je enkel voor ketenvragen overweegt.

De Europese Commissie nam op 26 februari 2025 een Omnibus-vereenvoudigingspakket aan dat onder meer regels rond duurzaamheidsrapportage behandelt. Volgens het voorstel zouden alleen ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers én een omzet boven 50 miljoen euro of een balanstotaal boven 25 miljoen euro binnen de CSRD-regels blijven. De Commissie stelt daarbij voor om ongeveer 80% van de ondernemingen uit het toepassingsgebied van de CSRD te verwijderen.

Gebruik die voorgestelde drempels niet om bestaande rapportagewerkzaamheden of concrete klantvragen op pauze te zetten. Ze horen in je blok met voorstellen, naast de datum en bron waarop je interne keuze steunt.

Let op

Behandel het Omnibus-pakket als een voorstel tot vereenvoudiging, niet als een automatische vervanging van de actuele Belgische wettelijke situatie.

Tip

Zet bij elk intern besluit een datum en bronverwijzing. Regels en voorstellen veranderen, maar je moet achteraf kunnen aantonen waarom je een bepaalde rapportageroute koos.

Kies een bruikbaar kader voor ketenvragen

Bundel vragen van klanten, banken, investeerders en grote afnemers in één vaste structuur. Voor niet-genoteerde ondernemingen waarvan de effecten niet op een gereglementeerde EU-markt worden verhandeld, is de VSME-standaard vrijwillig. Die structuur is bedoeld om micro-, kleine en middelgrote ondernemingen te helpen duurzaamheidsinformatie aan grote afnemers in de toeleveringsketen te geven. Ze kan ook helpen bij informatievragen van banken en investeerders, waaronder vragen die meewegen voor toegang tot financiering.

Gebruik VSME als vaste antwoordroute als je vooral terugkerende ketenvragen krijgt. De Europese Commissie moedigt grote ondernemingen en financiële instellingen aan om hun vragen aan kmo’s zo veel mogelijk op de vrijwillige VSME-standaard te baseren. Zo hoef je niet voor elke nieuwe vragenlijst een nieuw bestand en een nieuwe set definities te maken.

Kom je termen als de drie, vier of vijf P’s tegen, gebruik ze dan alleen om vragen te ordenen. People, Planet en Profit gaan over welzijn van werknemers en gemeenschappen, milieu-impact en winstgevendheid met sociale en ecologische verantwoordelijkheid. De 4 P’s hebben geen vaste betekenis: ze kunnen slaan op Product, Prijs, Plaats en Promotie, of op People, Planet, Profit en Prosperity. Die verschillende invullingen zijn dus geen uitwisselbare rapportagemethode.

De 5 P’s, People, Planet, Prosperity, Peace en Partnership, zijn pijlers van de SDG’s en Agenda 2030. Ze vertellen je niet welke gegevens een klant concreet verwacht. Volg daarom altijd de vraag die voorligt en koppel elk thema aan data en bewijs uit jouw bedrijf.

Let op

Presenteer de 4 P’s of 5 P’s niet als een officiële of verplichte rapportagestandaard. VSME is vrijwillig, en een ketenvraag maakt er geen wettelijke rapportageplicht van.

Ook het Omnibus-voorstel voorziet een vrijwillige standaard als grens voor informatieverzoeken aan waardeketenbedrijven met maximaal 1.000 werknemers. Dat voorstel verandert niets aan de aparte toets van je wettelijke rapportageroute.

Tip

Leg per terugkerende vraag vast wie ze stelt, welke data nodig is, wie die aanlevert en welk bewijsstuk erbij hoort. Dan zie je welke onderdelen van een handmatige duurzaamheidsrapportage telkens opnieuw tijd kosten.

Verduidelijk de drie, vier en vijf P’s voordat je ze gebruikt

Bij de 4 P’s gaat het in de geraadpleegde uitleg soms om Product, Prijs, Plaats en Promotie: productkeuzes, prijsstelling met ecologische en sociale impact, distributie en eerlijke communicatie over duurzame voordelen. Deze invulling vraagt dus om andere gegevens dan een kader met People, Planet, Profit en Prosperity.

In die tweede invulling staat Prosperity voor brede welvaart, met ook maatschappelijke welvaart naast financiële resultaten. De uitleg over duurzame productie maakt duidelijk waarom je beide versies niet onder dezelfde noemer mag behandelen.

De 5 P’s horen bij de SDG’s en Agenda 2030: People, Planet, Prosperity, Peace en Partnership vormen daar de vijf pijlers van de 17 Sustainable Development Goals. De VN-bron maakt er geen rapportageformat van. Gebruik deze labels dus niet om zelf gegevens in te vullen die een klant, bank of rapportagestandaard concreet opvraagt.

Let op

Meng de twee invullingen van de 4 P’s niet alsof het dezelfde methode is.

Tip

Leg bij elke P-term vast welke definitie de vraagsteller gebruikt. Koppel het thema daarna aan de concrete klantvraag, het datapunt en het bewijsstuk dat je kunt aanleveren.

Leg databronnen, eigenaars en bewijsstukken vast

Begin bij gegevens die al in jouw bedrijf bestaan en die je kunt onderbouwen: energie, brandstof, personeel, inkoop, contracten en beleidsdocumenten. Duurzaamheidsrapportage is het openbaar maken van ESG-prestaties en -effecten om aan compliance-eisen te voldoen, vertrouwen op te bouwen en bedrijfswaarde te stimuleren. Je hoeft dus niet eerst een nieuw verhaal te schrijven. Je moet kunnen tonen waar elk cijfer vandaan komt.

Maak per datapunt één register met de bron, eigenaar, periode, rekenwijze, aannames en het bijhorende bewijsstuk. Zo zie je waar een handmatige duurzaamheidsrapportage tijd verliest: iemand zoekt een factuur op, een collega controleert een cijfer en een derde kopieert het naar een vragenlijst. Wat niet is vastgelegd, moet je bij de volgende vraag opnieuw uitzoeken.

Gebruik het register ook om vast te leggen welke ESG-risico’s en -kansen je toelicht, zoals klimaatverandering, gebruik van hulpbronnen, maatschappelijke gelijkheid en ethisch bestuur. Voor de duurzaamheidsinformatie uit het Belgische CSRD-voorontwerp moet je bovendien zowel de impact van jouw vennootschap op duurzaamheidskwesties als de invloed daarvan op ontwikkeling, prestaties en positie kunnen toelichten. De Belgische regeringsmededeling helpt hier als toets: welke gegevens en bewijsstukken heb je nodig om die twee richtingen te onderbouwen?

Let op

Een cijfer zonder herleidbare bron of consistente methode is geen bruikbaar bewijsstuk.

Maak ook geen duurzaamheidsverslag rond losse themawoorden. Leg eerst vast welke risico’s, kansen en effecten je werkelijk moet kunnen toelichten.

Tip

Begin smal en grondig met gegevens die klanten of financiers werkelijk vragen. Onvolledige data is werkbaar als je aannames en ontbrekende gegevens transparant vastlegt.

Kies één vaste antwoordroute voor terugkerende vragen

Gebruik je overzicht van handmatige handelingen, interne uren en externe facturen om de kosten duurzaamheidsrapportage per terugkerende vraag zichtbaar te maken. Bepaal vervolgens wat je zelf volgens een vaste werkwijze kunt uitvoeren, welke gegevens in één vaste structuur thuishoren en waar je telkens opnieuw vastloopt.

Krijg je vooral vragen uit de keten, van banken of investeerders, dan kun je de VSME-structuur als vaste antwoordroute gebruiken. Zo werk je met dezelfde definities, databronnen en bewijsstukken, in plaats van bij elke aanvraag opnieuw te zoeken en te kopiëren.

Leg daarna één eigenaar vast die de gegevens actueel houdt, bepaal wanneer je het register bijwerkt en kies één eerstvolgende verbetering. Duurzaamheidsrapportage uitbesteden kan gericht helpen, maar de brondata en bewijsstukken moeten uit jouw bedrijf blijven komen en intern terug te vinden zijn.

Let op

Gebruik een vrijwillige structuur niet als bewijs dat je geen wettelijke rapportageplicht meer hoeft te toetsen.

Laat een eenmalige externe opdracht niet doorgaan voor een blijvende interne werkwijze zonder eigenaar of documentatie.

Tip

Kies externe ondersteuning gericht voor onderdelen waar methode, bewijs of controle telkens opnieuw vastloopt.

Los veelvoorkomende knelpunten gericht op

Een ESG-vragenlijst lijkt een wettelijke verplichting. Zet de vraag eerst onder ketenvraag, financieringsvraag of wettelijke rapportageroute. Toets die wettelijke route afzonderlijk aan de criteria van jouw vennootschap en groep. Een klantverzoek kan veel werk vragen, maar wordt daardoor geen jaarverslagverplichting.

Dezelfde cijfers verschillen per afdeling of bestand. Wijs per datapunt één bronsysteem en één data-eigenaar aan. Leg vóór je verder rekent de periode, eenheid, rekenwijze en eventuele aannames vast. Anders blijft iedere nieuwe vragenlijst aanleiding om over hetzelfde cijfer te discussiëren.

De kostberekening blijft te laag omdat niemand uren registreert. Meet tijdens één concrete klantvraag of rapportagecyclus alle handelingen mee: gegevens zoeken, collega’s opvolgen, cijfers controleren en fouten herstellen. Gebruik die waarneming als vertrekpunt voor je jaarlijkse raming van het handmatige werk.

Een klant vraagt meer informatie dan je al hebt. Maak zichtbaar welke velden je aantoonbaar kunt invullen en welke gegevens nog ontbreken. Gebruik waar passend een consistente structuur zoals VSME, en plan ontbrekende data gefaseerd in. Zo geef je een onderbouwd antwoord zonder te doen alsof onvolledige gegevens al beschikbaar zijn.

Je hebt een herhaalbare antwoordroute

Je hebt nu een onderbouwd overzicht van jouw wettelijke rapportageroute, terugkerende ketenvragen, relevante kaders, databronnen en bewijsstukken. Daardoor zie je welke handelingen in een handmatige duurzaamheidsrapportage telkens terugkomen en waar tijd verloren gaat aan zoeken, controleren en opnieuw opvragen.

Je weet ook welke onderdelen je intern herhaalbaar kunt organiseren, welke gegevens je in een vaste structuur zet en waar duurzaamheidsrapportage uitbesteden gericht zinvol kan zijn. Leg nu één eigenaar en één vaste antwoordroute vast, dan wordt de volgende klantvraag geen nieuwe zoektocht.

Related Articles