Hoe lang duurt het om een eerste duurzaamheidsrapport te laten opstellen?

Patrick de Veer · 13 okt 2026

Wanneer deze route voor jouw bedrijf relevant is

Een klant vraagt ESG-data, een bank wil inzicht of je wilt beter sturen: deze route helpt je bepalen welke voorbereiding jouw eerste rapport vraagt. Duurzaamheidsrapportage maakt ESG-prestaties en -effecten openbaar voor onder meer compliance, vertrouwen en bedrijfswaarde. SAP licht dat toe.

Deze voorbereiding past als:

je vragen krijgt van klanten, grote afnemers, banken, investeerders of opdrachtgevers over duurzaamheidsinformatie, of die vraag binnenkort verwacht;
je al een eerste reden voor het rapport hebt bepaald, zoals een klantvraag, financiering, aanbesteding, interne sturing of een mogelijke rapportageplicht;
je een interne beslisser kunt betrekken die prioriteiten bepaalt en het eindrapport goedkeurt.

SNEL INZICHT. GEEN EXTRA ADMINISTRATIE.

Maak de kosten van uitstel zichtbaar.

Beantwoord de vragen en krijg een helder eerste beeld van waar actie waarde kan opleveren.

Start nu →

Wat je vooraf moet verzamelen

Leg de beschikbare bronnen op één plaats klaar voordat je briefingsmateriaal naar een opsteller stuurt. Voor een effectief duurzaamheidsverslag zijn planning, gegevensverzameling en afstemming tussen functies nodig, aldus SAP. Dat voorkomt zoeken naar cijfers tijdens het schrijfproces.

Toegang tot bestaande energiefacturen, brandstof- en verbruiksgegevens.
Beschikbare HR- en veiligheidsgegevens, zoals personeelsaantallen en relevante beleidsdocumenten.
Inkoopoverzichten, leveranciersinformatie en bestaande duurzaamheids-KPI’s of doelstellingen.
Een lijst met interne contactpersonen die data kunnen aanleveren en een eindverantwoordelijke voor goedkeuring.
Een gedeelde map of spreadsheet waarin bronnen, aannames en ontbrekende gegevens traceerbaar worden vastgelegd.

Bepaal waarom en voor wie je rapporteert

Zet eerst het doel van je rapport op papier. Bepaal vervolgens wie het rapport moet kunnen gebruiken. Een duurzaamheidsrapport brengt doelstellingen, initiatieven, resultaten en voortgang samen voor onder andere klanten, investeerders, werknemers en toezichthouders. SAP noemt deze doelgroepen. Een klant met een datavraag, een bank die inzicht wil of een aanbesteding die onderbouwing vraagt, heeft elk een andere reden om die informatie te lezen.

Tip: Leid elk gevraagd datapunt terug naar een ontvanger, een bedrijfsrisico of een beslismoment. Wat geen doel dient, hoeft niet in de eerste ronde.

Waarschuwing: Maak van het rapport geen marketingoverzicht. Zonder doel, onderliggende data en aantoonbare keuzes blijft wat je al doet onzichtbaar.

Kies je rapportageroute vóór je een planning vraagt

Kies eerst het kader. De VSME-standaard is vrijwillig en geldt voor niet-beursgenoteerde ondernemingen. Dat past bij een kmo die gerichte duurzaamheidsinformatie wil aanleveren, zonder meteen een formeel rapporteringstraject op te zetten.

Een onderneming die onder CSRD valt, moet rapporteren volgens de European Sustainability Reporting Standards. Voor bepaalde grote ondernemingen is de publicatie van duurzaamheidsinformatie verplicht en wordt die informatie extern aan assurance onderworpen, aldus de. Grote ondernemingen moeten uitgebreider rapporteren over duurzaamheid, meldt de Rijksoverheid.

Die keuze bepaalt je duurzaamheidsrapport opmaaktijd. Een vrijwillig VSME-rapport vraagt een andere voorbereiding dan een CSRD/ESRS-traject met formele vereisten en externe assurance. Vraag dus pas een planning nadat je weet welke route voor jouw onderneming geldt.

Het Belgische voorontwerp vermeldt voor grote vennootschappen drie drempelwaarden: een balanstotaal van 25 miljoen euro, een netto-omzet van 50 miljoen euro en 250 personeelsleden. Gebruik die cijfers als aanleiding om je situatie te laten toetsen, niet als eigen eindconclusie.

Tip: Werk je vooral met grote klanten of financiers, vraag dan eerst welke duurzaamheidsinformatie zij werkelijk opvragen. Zo geef je een vrijwillig rapport een duidelijke scope zonder meteen breed te rapporteren.

Waarschuwing: Gebruik aangekondigde Europese of Belgische wijzigingen niet als definitieve kwalificatie voor jouw onderneming. Laat de actuele verplichting controleren voordat je een formeel traject begroot.

Controleer de actuele verplichting en timing

Laat een bevoegde interne verantwoordelijke of externe adviseur vaststellen of jouw onderneming onder de actuele CSRD-regels of overgangsmaatregelen valt. Leg die beoordeling vast vóór je scope, deadline of externe begeleiding inplant. Zo zet je een vrijwillig rapport niet onnodig op als een formele assurance-opdracht, en mis je geen formele vereiste.

De eerste CSRD-plichtige ondernemingen moesten de nieuwe regels voor het eerst toepassen op boekjaar 2024, met rapporten die in 2025 werden gepubliceerd. Dat startpunt zegt op zichzelf niet welke verplichting vandaag voor jouw onderneming geldt.

Volgens het Belgische voorontwerp moet een vennootschap op de balansdatum gedurende twee opeenvolgende boekjaren minstens twee van de drie drempelcriteria overschrijden om duurzaamheidsinformatie in het jaarverslag op te stellen en openbaar te maken. Tegelijk stelt dat voorontwerp de start van bepaalde rapportageverplichtingen voor grote ondernemingen, grote groepen en beursgenoteerde kmo’s met twee jaar uit, in afwachting van omzetting van Richtlijn (EU) 2025/794.

Ook de Europese scope is in beweging. Op 26 februari 2025 stelde de Europese Commissie voor de verplichte CSRD-rapportering te beperken tot ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers. De Commissie geeft ook aan dat een toekomstige vrijwillige standaard via gedelegeerde handeling kan afwijken van de huidige VSME-aanbeveling. Plan dus op basis van een actuele toetsing, niet op basis van een oude samenvatting.

Tip: Noteer bij de toetsing het boekjaar, de rechtsvorm, de groepscontext en de bron van de beoordeling. Dat maakt een latere hercontrole sneller.

Waarschuwing: Baseer je planning niet alleen op de eerste toepassingsdata van CSRD. De relevante groep, nationale omzetting en uitstelregels kunnen bepalend zijn.

Wijs één eigenaar voor data en één eigenaar voor goedkeuring aan

Wijs een coördinator aan voor alle datavragen, een bronhouder die elke aanlevering inhoudelijk bevestigt en een beslisser die de keuzes en het concept finaal goedkeurt. Zo hoeft niet één persoon alle inhoud te kennen, maar is wel duidelijk wie aanspreekbaar is wanneer cijfers, aannames of prioriteiten moeten worden bevestigd.

Bouw eerst voldoende kennis op over CSRD, de ESRS-standaarden en duurzaamheid. VLAIO adviseert om daarbij te starten met ESRS 1 en ESRS 2. Dat helpt je interne team begrijpen welke informatie het rapport vraagt, vóór er losse datavragen naar verschillende afdelingen vertrekken.

Betrek medewerkers en hoger management vroeg via interne workshops. Volgens groeit zo de kennis en motivatie, terwijl zij tegelijk input voor het rapporteringsproces kunnen geven. Dat voorkomt dat ontbrekende context pas tijdens de feedback op het concept bovenkomt.

Tip: Gebruik een eenvoudige eigenaarsmatrix met per datapunt de bronhouder, controleur, beslisser en uiterste aanleverdatum.

Waarschuwing: Een externe schrijver kan structuur en taal verzorgen, maar kan niet bepalen of interne cijfers, aannames en prioriteiten kloppen.

Inventariseer de data die al bestaat

Vraag vóór de externe briefing de bestaande energie-, brandstof-, personeels-, veiligheids-, inkoop- en leveranciersgegevens op. Leg per datapunt vast uit welke bron het komt, over welke periode het gaat, welke definitie je gebruikt, wie de inhoud bevestigt en waar nog een leemte zit.

Voor een effectief duurzaamheidsverslag moet je vroeg beginnen, omdat rapportage aanzienlijke planning, gegevensverzameling en functieoverschrijdende afstemming vereist. Wacht dus niet tot de opsteller naar cijfers vraagt. Een broninventaris vooraf maakt zichtbaar wat al beschikbaar is en welke aannames je nog moet vastleggen.

De informatieverzamelingsfase omvat het inventariseren van relevante data, statistieken en duurzaamheidsinitiatieven. Onvolledige data hoeft je niet tegen te houden. Noteer de grens van de gegevens duidelijk, zodat je opsteller weet wat onderbouwd is en wat nog ontbreekt.

Voor een vrijwillig VSME-rapport kun je de Excel-tool van VLAIO gebruiken. Die zet de VSME-standaard om in een structuur met invulvelden en helpt je de bestaande informatie per onderwerp te ordenen.

Tip: Begin met gegevens uit facturen, boekhouding, HR-systemen, contracten en bestaande KPI-overzichten. Geen perfecte registratie nodig, wel een traceerbaar startpunt.

Waarschuwing: Verzamel niet alles wat beschikbaar is. Data zonder gekozen onderwerp, periode of bronhouder zorgt vooral voor extra afstemming.

Beperk een vrijwillig eerste rapport tot relevante informatie

Kies alleen onderwerpen die een duidelijke vraag beantwoorden. De vrijwillige VSME-standaard helpt kmo’s om de duurzaamheidsinformatie te geven die grote ondernemingen van hun leveranciers vragen. De VSME-standaard is dus een bruikbaar kader als een klant concrete gegevens opvraagt.

Neem ook informatie op die banken of investeerders nodig hebben om je toegang tot financiering te ondersteunen. De standaard is daarnaast bedoeld om duurzaamheidskwesties, zoals vervuiling en de gezondheid en veiligheid van werknemers, beter te beheren. Die doelen staan in de VSME-standaard. Leg per gekozen onderwerp vast voor wie het relevant is, welke bron de onderbouwing levert en wie die informatie bevestigt.

De Europese Commissie wil met de VSME-aanbeveling de administratieve last voor kmo’s verlagen, zodat zij gemakkelijker kunnen antwoorden op informatievragen van grote bedrijven en financiële instellingen. De aanbeveling geeft dus richting, maar neemt de keuze over je prioriteiten niet over.

Tip: Maak onderscheid tussen must-haves voor de ontvanger en nice-to-haves voor een volgende rapportagecyclus. Begin liever smal en grondig dan breed en oppervlakkig.

Waarschuwing: Neem niet elk duurzaam initiatief op als het niet met data, een bron of een duidelijke eigenaar kan worden onderbouwd.

Brief de opsteller met een volledig beslisdossier

Geef de externe opsteller één briefing met je doel, gekozen kader, doelgroep, datalijst, bronnen, aannames, ontbrekende gegevens en goedkeuringsroute. In de briefing en het onderzoek worden de doelstellingen en de kernboodschap vastgelegd. Deze werkwijze voorkomt dat fundamentele keuzes pas opduiken wanneer het concept al klaar is.

Een partij die een duurzaamheidsrapport laat schrijven, doorloopt volgens de beschreven werkwijze achtereenvolgens briefing en onderzoek, informatieverzameling, schrijven en structureren, feedback en revisie, en publicatie. Plan voor elke fase een afzonderlijk blok. De duurzaamheidsrapport opmaaktijd hangt dus af van hoe volledig je dossier is en hoeveel inhoudelijke correcties nog nodig zijn, niet alleen van het schrijven zelf.

Tijdens het schrijven krijgt het rapport een heldere, toegankelijke structuur. Daarna bespreek je het concept en pas je het waar nodig aan vóór publicatie. Dat hoort bij het proces. Leg daarom vooraf vast welke bronhouders cijfers en aannames controleren, en wie finaal beslist.

Tip: Spreek vóór het schrijven af wie per feedbackronde beslist. Eén gebundelde reactie voorkomt dat dezelfde tekst meerdere keren moet worden herschikt.

Waarschuwing: Een eerste GRI-rapport binnen 90 dagen is het onderwerp van een praktische haalbaarheidsanalyse, geen algemene belofte voor elk eerste rapport of kader.

Controleer het concept op onderbouwing en publiceer pas na akkoord

Laat elke bronhouder de cijfers, definities en aannames in het concept bevestigen. Laat daarna de aangewezen beslisser expliciet akkoord geven op de eindversie. Zo publiceer je geen informatie die intern nog ter discussie staat.

Een duurzaamheidsverslag moet aansluiten bij een duidelijk kader, zoals CSRD of GRI, en mag geen losse opsomming van projecten worden. De Duurzame Adviseurs wijzen erop dat samenhang nodig is. Controleer dus of elk opgenomen onderwerp past binnen jouw gekozen kader en terug te voeren is naar een bron, definitie of vastgelegde aanname.

Wees ook eerlijk over wat nog ontbreekt of nog niet goed loopt. Stakeholders verwachten een evenwichtig verslag dat die punten transparant benoemt, volgens. Een eerste rapport hoeft niet perfect te zijn. Het moet wel consistent en aantoonbaar zijn voor de doelgroep die het gebruikt.

Tip: Bewaar bronbestanden, versies en goedkeuringen bij elkaar. De volgende rapportagecyclus begint dan niet opnieuw vanaf nul.

Waarschuwing: Vervang openstaande dataleemtes niet door algemene claims. Als het niet is gedocumenteerd, telt het niet mee.

Los vier veelvoorkomende vertragingen op

Gevraagde energie-, HR- of leveranciersdata zit verspreid over systemen en personen. Maak een datalijst met bronhouder en periode, en noteer ontbrekende gegevens als duidelijke leemte. De informatieverzameling draait om relevante data en statistieken; laat een externe opsteller niet zonder aanspreekpunt naar interne bronnen zoeken.
Niemand weet of een vrijwillig VSME-rapport of CSRD/ESRS-rapportering nodig is. Pauzeer dan de inhoudelijke scope en laat de actuele verplichting toetsen op onderneming, boekjaar en groepscontext. De Europese Commissie stelde in 2025 nog wijzigingen aan de CSRD-scope voor. Gebruik de uitkomst als formeel vertrekpunt voor je planning.
Meerdere afdelingen geven tegenstrijdige feedback op het concept. Wijs één inhoudelijke coördinator en één finale beslisser aan. Verzamel opmerkingen per feedbackronde en stuur alleen gebundelde keuzes terug naar de opsteller. VLAIO raadt aan medewerkers en hoger management vroeg te betrekken via workshops, zodat input niet pas aan het einde bovenkomt.
Er is veel duurzame activiteit, maar weinig meetbare of gedocumenteerde onderbouwing. Neem alleen informatie op die je met een bron, cijfer of vastgelegde aanname kunt staven, en benoem hiaten transparant. Stakeholders verwachten een eerlijk en evenwichtig verslag, ook over wat nog niet goed loopt. Zet ontbrekende metingen om in actiepunten voor de volgende rapportagecyclus.

Van losse vragen naar een planbare eerste rapportage

Je hebt nu een afgebakende route: een gekozen kader, duidelijke doelgroepen, eigenaars voor data en goedkeuring, een broninventaris en vaste momenten voor feedback. Daarmee kan een externe opsteller een planning maken op basis van jouw dossier, in plaats van op basis van een standaardbelofte over de doorlooptijd.

De tijd die nodig is om een duurzaamheidsrapport op te stellen, zit dan niet alleen in het schrijven. Ze hangt af van de beschikbare gegevens, de keuzes die nog moeten worden gemaakt en de interne controle vóór publicatie. Wat je vooraf vastlegt, hoeft niet opnieuw te worden uitgezocht tijdens de revisie.

Breng eerst je startpunt in kaart, zodat je alleen tijd investeert in data en acties die klanten, financiers of jouw bedrijfsvoering echt vragen.