Hoe het werkt Voor wie Sectoren Voor partners Kennisbank BedrijvenScan.nl ↗ Plan een gesprek
NL EN

Wat doe je als je niet alle duurzaamheidsgegevens kunt aanleveren?

Patrick de Veer ·
Gedeeltelijk ingevuld duurzaamheidsrapport op wit bureau, groene inkt in sommige velden, kleine vetplant ernaast, zacht natuurlijk licht.

Wanneer deze route voor jouw bedrijf relevant is

Een klant vraagt CO2-cijfers, materiaalgegevens of informatie over veiligheid, maar jouw spreadsheet is nog niet compleet. Deze route helpt je de vraag onderbouwd te beantwoorden met wat je al kunt aantonen en open velden zichtbaar te houden.

Zorg dat je dit bij de hand hebt:

  • Een duurzaamheidsvragenlijst, e-mailverzoek, spreadsheet of portaaluitvraag van een klant, bank, financier of opdrachtgever.
  • Een eerste beeld van welke producten, diensten of bedrijfsonderdelen de aanvraag waarschijnlijk raakt.
  • Iemand binnen jouw bedrijf die cijfers, aannames en de verzending mag bevestigen.

Wat je verzamelt voordat je gegevens gaat aanleveren

Leg eerst alle beschikbare stukken naast elkaar. Zo zie je meteen wat je kunt onderbouwen, wat nog ontbreekt en wie een vraag kan beantwoorden.

  • De volledige klantuitvraag, inclusief deadline, bijlagen en eventuele invulinstructies.
  • Toegang tot bestaande energiefacturen, brandstofkosten, inkoopoverzichten, HR- of veiligheidsgegevens en eerdere klantantwoorden.
  • Een gedeeld overzicht, bijvoorbeeld een spreadsheet, met velden voor bron, periode, eigenaar, status en ontbrekende gegevens.
  • Toegang tot de contactpersoon van de klant of het ketenportaal waarin je moet aanleveren.

Stap 1: bepaal eerst waarom deze gegevens worden gevraagd

CSRD staat voor Corporate Sustainability Reporting Directive: een Europese richtlijn over duurzaamheidsrapportage. Begin daarom niet meteen met cijfers verzamelen. Check eerst of jouw onderneming zelf moet rapporteren, of dat je een informatievraag kreeg van een klant, bank of andere ketenpartner.

Volgens geldt de rapportageplicht vanaf 2027 alleen voor ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers én meer dan €450 miljoen netto-omzet. Toch kunnen ook kleinere leveranciers duurzaamheidsgegevens moeten aanleveren. CSRD-plichtige klanten kunnen gegevens vragen over de duurzaamheid van jouw producten, diensten en bedrijfsvoering, en ook financiële instellingen kunnen zulke informatie bij kmo’s in hun waardeketen opvragen. De Europese Commissie beschrijft die ketendruk expliciet.

Behandel zo’n verzoek dus als een concrete commerciële vraag, ook als je zelf niet rechtstreeks onder de rapportageplicht valt. Een klant vraagt niet noodzakelijk om een volledig duurzaamheidsrapport. Die klant wil mogelijk gegevens die nodig zijn voor zijn eigen rapportering.

Tip

Stel naast de vraag “zijn wij CSRD-plichtig?” ook deze vraag: welke klant heeft welke informatie van ons nodig en waarvoor? Dat bepaalt welke duurzaamheidsgegevens aanleveren nu voorrang krijgt.

Let op

Baseer je niet op één algemene omzetgrens. In het Omnibus-pakket stelde de Europese Commissie voor alleen ondernemingen met meer dan 1.000 werknemers én een omzet boven €50 miljoen of een balanstotaal boven €25 miljoen onder de regels te laten vallen. Controleer daarom de actuele toepasselijkheid én de vereisten van jouw klant voordat je conclusies trekt.

Stap 2: lees het gevraagde format voordat je cijfers verzamelt

Lees eerst elk veld, de gevraagde rapportageperiode, de betrokken bedrijfsonderdelen en het aanleverkanaal. Duurzaamheidsgegevens kunnen per e-mail worden gedeeld of via een vast format van een ketenpartner. Pas daarna weet je welke bestaande gegevens je moet opzoeken en welke vragen nog openstaan.

Duurzaamheidsrapportage gaat over risico’s en kansen door sociale en milieukwesties, én over de gevolgen van jouw activiteiten voor mens en milieu, volgens de Europese Commissie. Bij CSRD gaat het om ESG-prestaties: Environment, Social en Governance, zoals SERV toelicht. Gebruik die begrippen om de vraag te begrijpen, maar laat het klantformat bepalen wat je invult.

Een klantvragenlijst is iets anders dan een formeel duurzaamheidsverslag. Ondernemingen die onder de CSRD vallen, moeten rapporteren volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Zo’n duurzaamheidsverslag moet volgens afzonderlijk naast de jaarrekening worden gepubliceerd. Gebruik dus geen eigen indeling, zoals de 5 P’s, als de klant een vast format of portaal voorschrijft.

Tip

Is een veld onduidelijk? Vraag vóór je aannames invult om de definitie, een voorbeeld of bevestiging van de gewenste periode.

Let op

Een eigen duurzaamheidsindeling vervangt het gevraagde klantformat, ESRS of VSME niet.

Stap 3: breng per vraag in kaart wat al aantoonbaar beschikbaar is

Maak voor elk gevraagd datapunt één overzicht. Noteer wat je al weet, uit welke bron het komt, op welke periode het slaat en wie de inhoud kan bevestigen. Klanten kunnen bijvoorbeeld vragen naar materiaalgebruik en de gezondheid en veiligheid van werknemers. Zoek eerst in de gegevens die al in jouw bedrijf bestaan.

Houd gegevens van leveranciers en andere ketenpartners apart van je eigen bedrijfsdata. Bij de CSRD wordt ook gekeken naar de impact van toeleveranciers, onderaannemers en afnemers van de rapporterende onderneming. Primaire data zijn gegevens die een leverancier of andere ketenpartner verstrekt over zijn specifieke activiteiten. Die data kunnen bestaan uit primaire activiteitsdata of uit door leveranciers berekende emissiedata die specifiek op hun activiteiten slaan.

Dat onderscheid maakt zichtbaar wat je zelf kunt onderbouwen en wat je nog moet navragen. Keteninformatie kan gaan over de totstandkoming van ingekochte producten, maar ook over wat ermee gebeurt na verkoop. Wat je niet vastlegt, blijft onzichtbaar wanneer de klant ernaar vraagt.

Tip

Gebruik per veld minimaal deze kolommen: gevraagd gegeven, antwoord, bron, periode, eigenaar en bewijsbestand.

Let op

Tel gegevens uit verschillende periodes, locaties of bedrijfsonderdelen niet samen zonder de afbakening zichtbaar te maken.

Stap 4: registreer ontbrekende data zonder te doen alsof ze bestaan

Markeer elk veld waarvoor je geen onderbouwd antwoord hebt als ontbrekend. Noteer daarbij wat al wel bekend is en wijs één eigenaar aan die de opvolging doet. Zo wordt een open veld geen stil risico, maar een concrete taak.

Dat is nodig omdat ketenpartners van rapportageplichtige ondernemingen ook zonder eigen rapportageplicht informatieverzoeken kunnen ontvangen: CSRD en ESRS vragen duurzaamheidsinformatie uit de waardeketen. De SER noemt onder meer vragen over veiligheid en gezondheid van werknemers in de keten en CO2-uitstoot binnen ESRS S2 en ESRS E1. Geef voorrang aan ontbrekende duurzaamheidsgegevens die precies zulke terugkerende klantvragen raken.

De VSME is een door de Europese Commissie aanbevolen vrijwillige standaard voor duurzaamheidsrapportage. Ze heeft een basismodule en een uitgebreide module. Gebruik die structuur als houvast om hiaten te ordenen, maar ga er niet van uit dat ze elke afzonderlijke klantvraag afdekt.

De VSME begrenst welke informatie CSRD-plichtige ondernemingen bij niet-rapportageplichtige ondernemingen in hun waardeketen mogen opvragen. Die begrenzing heet de value chain cap.

Tip

Maak onderscheid tussen data die je intern kunt ophalen, data die je bij leveranciers moet navragen en data waarvoor nog geen meetmethode bestaat.

Let op

Vul ontbrekende velden niet met ongecontroleerde schattingen. Gebruik je toch een aanname, markeer die dan als aanname en vermeld duidelijk de afbakening.

Stap 5: lever alleen gegevens aan die je kunt herleiden

Vul het gevraagde format in met de antwoorden die je kunt onderbouwen. Koppel elk belangrijk cijfer aan de bron, de rapportageperiode, de afbakening en eventuele aannames. Ontbreekt een gegeven? Laat dat zichtbaar staan. Een onvolledig maar traceerbaar antwoord is beter dan een cijfer dat niemand kan verklaren.

Duurzaamheidsrapportage is het proces waarin bedrijven hun duurzaamheidsprestaties en impact evalueren, meten, documenteren en communiceren aan belanghebbenden. Bewaar daarom een interne kopie van wat je indient, samen met de bewijsstukken. Bij een volgende uitvraag vertrek je dan van dezelfde onderliggende gegevens, in plaats van alles opnieuw bijeen te zoeken.

Grote bedrijven worden volgens steeds strikter bij de beoordeling van de duurzaamheid van hun leveranciers. Je moet dus kunnen aantonen welke negatieve impact je beheerst en hoe jouw bedrijfsvoering aansluit bij de doelstellingen van de European Green Deal. De CSRD maakt deel uit van die European Green Deal. Documentatie maakt jouw antwoord controleerbaar voor de klant.

Tip

Gebruik een bestandsnaam met klant, rapportageperiode en versienummer, zodat meerdere antwoorden niet door elkaar lopen.

Let op

Verstuur geen spreadsheet zonder eerst te controleren of formules, filters, verborgen tabbladen en bijlagen de juiste versie tonen.

Stap 6: vraag gerichte verduidelijking voor de hiaten die ertoe doen

Stuur geen brede vraag als je vastloopt, maar benoem het precieze veld, de periode en wat je al kunt onderbouwen. Vraag vervolgens welke definitie of berekeningswijze de klant verwacht, of een gedeeltelijk antwoord met zichtbare afbakening aanvaardbaar is. Zo voorkom je dat je tijd steekt in een cijfer dat niet past bij de uitvraag.

De Europese Commissie moedigt grote ondernemingen en financiële instellingen aan om informatievragen aan kmo’s zo veel mogelijk te baseren op de vrijwillige standaard voor kmo’s. Het doel van het Omnibus-pakket is ook dat rapportageverplichtingen voor grote bedrijven kleinere ondernemingen in de waardeketen niet onnodig belasten. Gebruik dat als aanleiding om helderheid te vragen over velden waarvoor jouw brondata nog ontbreken.

De Commissie kondigde een vrijwillige standaard aan, gebaseerd op de door EFRAG ontwikkelde kmo-standaard, die moet beperken welke informatie CSRD-plichtige ondernemingen en banken kunnen opvragen bij waardeketenbedrijven met maximaal 1.000 werknemers. Lees de toelichting bij het Omnibus-pakket daarom naast de concrete vraag van je klant. De standaard geeft richting, maar je klantformat blijft het vertrekpunt.

Gaat je vraag over CSRD, ESRS of VSME? Gebruik actuele bronnen. De SER en de Raad voor de Jaarverslaggeving baseren hun veelgestelde vragen en antwoorden op duizenden vragen van ondernemingen en organisaties. EFRAG heeft ook een aparte pagina met ESRS-implementatierichtlijnen. Daarmee kun je een onduidelijk veld gerichter bespreken, zonder zelf een definitie te verzinnen.

Tip

Leg in je vraag steeds vast welk veld je bedoelt, welke periode je hanteert en welke informatie je al kunt delen.

Let op

Verwar een vrijwillige VSME-structuur niet met een vrijbrief om een specifieke klantuitvraag niet te beantwoorden.

Stap 7: maak van deze klantvraag een herhaalbaar dataproces

Bewaar na verzending het bronoverzicht, de zichtbare hiaten, de gebruikte aannames en de eigenaars op één vaste plek. Gebruik dat overzicht bij de volgende uitvraag als vertrekpunt: actualiseer alleen de periode en de gegevens die veranderd zijn. Zo hoef je duurzaamheidsgegevens niet telkens opnieuw vanaf nul aan te leveren.

Kies daarna gericht wat je verbetert. Betere brondata, een vaste manier van rekenen of tijdiger gegevens opvragen bij leveranciers: pak eerst de drie punten aan die klanten, financiers of aanbestedingen terugkerend vragen. Wacht niet op perfecte regels als een klant nu al om gegevens vraagt.

De VSME kan hierbij een bruikbare structuur zijn. De Europese Commissie publiceerde op 30 juli 2025 Recommendation EU 2025/1710, waarin zij het gebruik van de VSME aanbeveelt voor micro-, kleine en middelgrote ondernemingen. EFRAG bood de definitieve VSME-versie in december 2024 aan de Europese Commissie aan, aldus de.

Blijf wel de actuele ontwikkelingen volgen. De Europese Commissie vermeldt voor 9 december 2025 een politiek akkoord tussen het Europees Parlement en de Raad over het Omnibus I-vereenvoudigingspakket. Voor 3 juli 2026 vermeldt zij de vaststelling van twee gedelegeerde handelingen die ESRS vereenvoudigen en vrijwillige rapportagestandaarden vastleggen voor ondernemingen die door de value-chain cap worden beschermd. De vereenvoudigingsagenda mikt op 25% minder administratieve lasten voor alle ondernemingen en 35% voor kmo’s.

Tip

Plan vóór de volgende rapportageperiode een vast moment om bronbestanden te actualiseren en openstaande hiaten te beoordelen.

Let op

Maak geen breed duurzaamheidsprogramma voordat je weet welke gegevens klanten, financiers of aanbestedingen werkelijk terugkerend vragen.

Veelvoorkomende knelpunten bij een onvolledige uitvraag

  • De klant vraagt CO2- of ketengegevens die je zelf niet meet. Lever aan wat je wel kunt herleiden en registreer het open veld zichtbaar. Vraag daarna primaire gegevens op bij de leveranciers die voor dit veld het zwaarst wegen. – De vragenlijst gebruikt termen die niet passen bij jouw interne administratie. Vraag per onduidelijk veld om de definitie, periode en gewenste berekeningsmethode. Koppel je antwoord daarna aan de dichtstbijzijnde bestaande bron en maak de afbakening zichtbaar.

  • Je weet niet of jouw bedrijf zelf CSRD-plichtig is of alleen als leverancier wordt bevraagd. Behandel een ketenverzoek intussen als een concrete commerciële informatievraag, want ook niet-rapportageplichtige ondernemingen kunnen informatievragen uit de waardeketen ontvangen.

  • Verschillende klanten vragen bijna dezelfde gegevens in andere formats. Bouw één intern bronoverzicht met versies, perioden en bewijsstukken. Vertaal dat overzicht vervolgens per klant naar het gevraagde format, zonder telkens opnieuw bewijs te verzamelen.

Klaar voor de volgende uitvraag

Je hebt nu een onderbouwd antwoord voor de huidige klantvraag. Beschikbare gegevens zijn traceerbaar, hiaten zijn zichtbaar en voor de belangrijkste open velden is duidelijk wie opvolgt. Dat maakt je antwoord controleerbaar, ook als niet elk cijfer al beschikbaar is.

Bij een volgende uitvraag vertrek je van hetzelfde bronoverzicht, de bewijsstukken en de vastgelegde aannames. Zo kun je sneller en consistenter duurzaamheidsgegevens aanleveren.

Begin met één klantvraag, één overzicht en één eigenaar voor de grootste hiaten. Dan wordt onvolledige data een werkbaar startpunt.

Related Articles