Hoe bereid ik mijn medewerkers voor op een EcoVadis audit?

Patrick de Veer · 30 jun 2026

Om je medewerkers goed voor te bereiden op een EcoVadis-audit, zorg je dat de juiste mensen tijdig betrokken zijn, de benodigde documenten beschikbaar zijn en iedereen begrijpt wat EcoVadis beoordeelt. Een goede voorbereiding duurt gemiddeld zes tot twaalf weken, afhankelijk van hoe ver je bedrijf al is met duurzaamheidsbeleid en documentatie. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over de voorbereiding stap voor stap.

Wat beoordeelt EcoVadis precies tijdens een audit?

EcoVadis beoordeelt je bedrijf op vier thema’s: milieu, arbeidsomstandigheden en mensenrechten, ethiek en duurzame inkoop. Het gaat niet om wat je zegt te doen, maar om wat je aantoonbaar doet. EcoVadis kijkt naar beleid, concrete acties en meetbare resultaten. Hoe sterker de onderbouwing per thema, hoe hoger je EcoVadis-score.

Binnen elk thema zoekt EcoVadis naar drie lagen: heeft je bedrijf beleid op dit onderwerp, worden er actief maatregelen genomen, en zijn er resultaten die dat bewijzen? Die drie lagen samen bepalen je score per categorie. Een bedrijf dat alleen een milieubeleid op papier heeft, maar geen concrete acties of metingen kan tonen, scoort lager dan een bedrijf dat alle drie de lagen invult.

Wat ook meespeelt, is de grootte van je bedrijf en de sector waarin je actief bent. EcoVadis past de beoordeling aan op basis van de risicoprofielen die bij jouw industrie horen. Een transportbedrijf krijgt andere vragen over milieu dan een IT-dienstverlener. Dit betekent dat je voorbereiding altijd sectorspecifiek moet zijn.

Welke medewerkers moeten betrokken worden bij de voorbereiding?

Voor een goede EcoVadis-voorbereiding heb je minimaal vier rollen nodig: iemand die het proces coördineert, iemand van HR voor de arbeidsgerelateerde thema’s, iemand van inkoop of operations voor de ketenverantwoordelijkheid, en iemand met toegang tot financiële of milieu-gerelateerde data. Eén persoon die alles alleen doet, is bijna altijd te weinig.

De coördinator houdt het overzicht, verzamelt documenten en bewaakt de deadline. HR levert bewijs voor arbeidsbeleid, verzuimcijfers, trainingen en eventuele klokkenluidersregelingen. Inkoop of operations laat zien hoe je met leveranciers omgaat op het gebied van duurzaamheid. En iemand met toegang tot energie- of CO2-data helpt bij het milieudeel.

In kleinere bedrijven draagt één persoon soms meerdere rollen. Dat is prima, zolang alle thema’s gedekt zijn. Betrek mensen vroeg in het proces, niet pas als de deadline nadert. Medewerkers die voor het eerst horen dat er een EcoVadis-audit aankomt, kunnen niet binnen een week alle benodigde documentatie aanleveren.

Welke documenten moeten medewerkers kunnen aanleveren?

EcoVadis vraagt om officiële documenten die je beleid en acties onderbouwen. Denk aan een gedragscode, een milieubeleid, een HR-beleid, certificaten zoals ISO 14001 of ISO 45001, trainingsoverzichten, energieverbruiksdata en bewijs van leveranciersbeoordelingen. Hoe recenter en specifieker de documenten, hoe beter.

Hieronder een overzicht van veelgevraagde documentcategorieën:

Milieu: energieverbruik, CO2-uitstoot, afvalregistratie, eventuele milieucertificaten
Arbeid en mensenrechten: arbeidsovereenkomsten, anti-discriminatiebeleid, gezondheids- en veiligheidsbeleid, verzuimcijfers
Ethiek: gedragscode, anti-corruptiebeleid, klachtenregeling
Duurzame inkoop: leveranciersgedragscode, inkoopbeleid, bewijs van leveranciersbeoordeling

Documenten moeten bij voorkeur ondertekend en gedateerd zijn, en zichtbaar van toepassing zijn op jouw organisatie. Een algemeen gedownload beleid zonder aanpassing aan je eigen bedrijf weegt minder zwaar dan een document dat duidelijk intern is opgesteld en goedgekeurd door het management.

Hoe lang duurt een goede EcoVadis voorbereiding?

Een realistische EcoVadis-voorbereiding duurt zes tot twaalf weken. Bedrijven die al beschikken over gedocumenteerd beleid en basisdata kunnen het sneller doen. Bedrijven die vrijwel alles nog moeten opstellen, hebben eerder drie maanden nodig. Beginnen met een nulmeting helpt om snel te zien waar de grootste hiaten zitten.

In de eerste weken inventariseer je wat er al is en wat er ontbreekt. Daarna werk je de ontbrekende documenten uit, verzamel je data en laat je relevante beleidsstukken goedkeuren door het management. In de laatste fase laad je alles op in het EcoVadis-platform en controleer je of alle vragen volledig zijn beantwoord.

Wacht niet tot een leverancier je vraagt om EcoVadis-gecertificeerd te zijn. Als EcoVadis vereist wordt door een leverancier en je hebt twee weken de tijd, is dat bijna altijd te weinig om een goede score te halen. Wie proactief aan de slag gaat, heeft meer ruimte om beleid echt te verankeren in de organisatie in plaats van documenten te fabriceren op het laatste moment.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij EcoVadis voorbereiding?

De meest gemaakte fout is te laat beginnen. De tweede meest gemaakte fout is denken dat bestaande ISO-certificaten voldoende zijn. EcoVadis vraagt meer dan een certificaat; het wil zien hoe je die normen in de praktijk brengt en welke resultaten dat oplevert. Alleen uploaden wat je al hebt, zonder de context te verklaren, leidt tot een lagere score.

Andere veelvoorkomende fouten:

Documenten uploaden die niet specifiek op jouw bedrijf van toepassing zijn
Beleid opstellen zonder bewijs van implementatie of meting
Alleen de coördinator betrekken, zonder input van HR, inkoop of operations
Vragen in het platform oppervlakkig beantwoorden zonder ondersteunende documenten
Geen rekening houden met de sectorspecifieke weging van EcoVadis

Een andere valkuil is het onderschatten van het ethiek-thema. Veel bedrijven focussen op milieu en arbeid, maar vergeten een gedragscode of anti-corruptiebeleid op te stellen. Dat zijn relatief eenvoudig te maken documenten die een merkbaar verschil maken in je eindscore.

Hoe meet je of je voorbereiding voldoende is vóór de deadline?

Je voorbereiding is voldoende als je voor elk van de vier EcoVadis-thema’s beleid, acties en resultaten kunt aantonen met concrete, recente documenten. Een praktische manier om dit te checken is door de EcoVadis-scorecardstructuur als checklist te gebruiken en per thema te scoren of je alle drie de lagen hebt ingevuld.

Stel jezelf per thema drie vragen: Hebben we een schriftelijk beleid? Kunnen we aantonen dat we dit beleid actief uitvoeren? Hebben we meetbare resultaten die dat bevestigen? Als je op een thema twee of meer vragen met “nee” beantwoordt, is dat een signaal dat je voorbereiding op dat punt nog onvoldoende is.

Een interne reviewronde met de betrokken medewerkers, minstens twee weken voor de deadline, helpt om blinde vlekken te ontdekken. Laat iemand die niet dagelijks bij de voorbereiding betrokken was de documentatie doornemen. Wat voor jou vanzelfsprekend lijkt, is voor een externe beoordelaar soms helemaal niet duidelijk zonder extra toelichting.

Wil je weten hoe klaar jouw bedrijf is voor een certificering? Doe de gratis Certificering Readiness pre-scan. In tien minuten heb je een concreet beeld. Geen registratie, direct resultaat.

Frequently Asked Questions

Kan een klein bedrijf zonder duurzaamheidsafdeling ook een goede EcoVadis-score halen?

Ja, absoluut. EcoVadis houdt rekening met de omvang van je organisatie en stelt de verwachtingen daarop bij. Voor kleine bedrijven geldt dat één of twee gemotiveerde medewerkers die alle vier de thema's goed documenteren al een solide score kunnen behalen. De sleutel zit niet in een grote afdeling, maar in het aantoonbaar maken van wat je al doet — ook al is dat bescheiden van schaal.

Wat als we bepaalde documenten simpelweg niet hebben — mogen we die dan snel opstellen voor de audit?

Het opstellen van nieuw beleid vlak voor een audit is toegestaan en kan zeker bijdragen aan je score, maar EcoVadis beoordeelt ook de geloofwaardigheid en implementatie van dat beleid. Een beleidsdocument dat pas vorige week is ondertekend maar geen sporen van uitvoering toont, weegt minder zwaar dan beleid dat al enige tijd actief is. Maak nieuwe documenten zo concreet en organisatiespecifiek mogelijk, en voeg waar mogelijk bewijs van eerste implementatiestappen toe.

Hoe vaak moet je de EcoVadis-beoordeling herhalen en hoe bereid je je voor op een heraudit?

EcoVadis-beoordelingen zijn doorgaans één jaar geldig, waarna je opnieuw beoordeeld wordt. Bij een heraudit profiteer je van de opgebouwde documentatie, maar EcoVadis verwacht dat je ook vooruitgang laat zien ten opzichte van de vorige beoordeling. Gebruik het jaar tussen twee audits om gemeten resultaten te verzamelen, beleid te actualiseren en nieuwe initiatieven te documenteren — zo wordt elke volgende audit eenvoudiger én levert die een hogere score op.

Wat is het verschil tussen een EcoVadis-score van 'erkend' (45+) en een hogere score, en is het de moeite waard om te streven naar een hogere medaille?

EcoVadis kent vier niveaus: erkend (45-54), brons (55-64), zilver (65-74) en goud (75+). Veel opdrachtgevers stellen een minimale drempelwaarde, maar steeds vaker wordt een zilver- of goudniveau gevraagd bij aanbestedingen. Streven naar een hogere score loont als je actief werkt aan duurzaamheid en dit wilt gebruiken als concurrentievoordeel of als bewijs richting klanten en investeerders.

Hoe ga je om met leveranciers die zelf nog geen duurzaamheidsbeleid hebben — telt dat negatief mee?

EcoVadis beoordeelt niet of jouw leveranciers zelf gecertificeerd zijn, maar wel of jíj actief beleid voert op duurzame inkoop. Dat betekent: heb je een leveranciersgedragscode, beoordeel je leveranciers op duurzaamheidsrisico's, en onderneem je actie als er risico's worden gesignaleerd? Het proactief aansturen op verbetering bij leveranciers — ook als die nog geen certificering hebben — telt juist positief mee.

Welke tools of hulpmiddelen kunnen helpen bij het gestructureerd verzamelen van documentatie?

Een eenvoudige gedeelde map in Google Drive of SharePoint, ingedeeld op de vier EcoVadis-thema's, is vaak al voldoende om documentatie gestructureerd te verzamelen. Gebruik de EcoVadis-scorecardstructuur als leidraad voor je mappenindeling, zodat elke medewerker precies weet waar welk document thuishoort. Voor bedrijven die vaker gecertificeerd worden of meerdere audits tegelijk beheren, bestaan gespecialiseerde tools zoals Greenaumatic's Compass-tool die het proces verder stroomlijnen.

Wat doe je als je na de beoordeling een lagere score krijgt dan verwacht?

Vraag allereerst het gedetailleerde scorerapport op via het EcoVadis-platform — daarin staat per thema precies waar punten zijn afgetrokken en waarom. Gebruik dat rapport als directe input voor een verbeterplan, gericht op de zwakste thema's. EcoVadis biedt ook de mogelijkheid om binnen een bepaalde periode aanvullende documenten in te dienen als je van mening bent dat relevante informatie ontbreekt of verkeerd is geïnterpreteerd.