How it works For whom Sectors For partners Knowledge base BedrijvenScan.nl ↗ Schedule a call
NL EN

Welke gegevens uit je boekhouding kun je gebruiken voor een duurzaamheidsrapport?

Patrick de Veer ·
Open boekhoudkundige legger op modern bureau naast groene plant, met financiële kolommen die overgaan in een duurzaamheidsgrafiek.

Wanneer deze inventarisatie relevant is voor jouw bedrijf

Vraagt een klant, bank of aanbestedende dienst om duurzaamheidsinformatie? Bepaal dan vóór de eerste data-export wat je moet uitzoeken, meten en aantonen. Voor een duurzaamheidsrapport boekhouding heb je vooral overzicht en toegang tot de juiste bronnen nodig:

  • Je krijgt al vragen, of verwacht vragen, van klanten, grote afnemers, banken, investeerders of aanbestedende diensten over duurzaamheidsinformatie.
  • Je kunt bepalen wie binnen jouw bedrijf toegang heeft tot de boekhouding en wie de operationele gegevens beheert.
  • Je bent bereid eerst te prioriteren. Niet elke grootboekrekening en niet elk duurzaamheidsonderwerp hoeft meteen in het rapport.

Documenten en exports die je moet verzamelen

Zo kun je financiële gegevens en aanvullende operationele data naast elkaar leggen.

  • Een export van het grootboek over de gekozen rapportageperiode.
  • Aankoopfacturen en leveranciersoverzichten uit dezelfde periode.
  • Energie-, brandstof-, transport- en mobiliteitsdocumenten die beschikbaar zijn.
  • Loon-, HR- en mobiliteitsgegevens voor zover die nodig zijn voor relevante personeelsindicatoren.
  • Een eenvoudig werkbestand waarin je per datapunt bron, periode, eigenaar, aanname en berekeningsmethode vastlegt.

Stap 1: vertrek van de vraag, niet van de data

Begin niet met een export uit je boekhouding. VLAIO zet eerst in op je verdiepen in CSRD en duurzaamheid. Bepaal daarna welke informatie je moet kunnen aantonen, wie het overzicht bewaakt, welke stakeholders relevant zijn en welke onderwerpen materieel kunnen zijn. Dat zijn de eerste vier stappen in het VLAIO-stappenplan.

Een duurzaamheidsrapport boekhouding begint dus met een keuze: welke vraag wil je beantwoorden? Een klant die gegevens opvraagt, een bank die inzicht wil of een leveranciersvragenlijst vraagt elk om een andere, gerichte set gegevens. Zonder die vraag verzamel je al snel cijfers die nergens voor dienen.

SNEL INZICHT. GEEN EXTRA ADMINISTRATIE.
Maak de kosten van uitstel zichtbaar.

Beantwoord de vragen en krijg een helder eerste beeld van waar actie waarde kan opleveren.

Start nu →

Triple P kan helpen om breed te kijken. Het kader gaat over People, Planet en Profit, of Prosperity: de sociale gevolgen, ecologische gevolgen en economische rentabiliteit van je bedrijfsvoering. Bij Prosperity telt naast winst ook maatschappelijke welvaart mee. Triple P is een denkkader, geen datalijst en ook geen vervanging voor een stakeholder- of materialiteitsanalyse.

Voor een niet-beursgenoteerde kmo kan de vrijwillige VSME-standaard een passend vertrekpunt zijn. Die standaard is bedoeld voor ondernemingen waarvan effecten niet op een gereglementeerde EU-markt worden verhandeld. Kies het kader dat past bij jouw markt, keten en informatievraag.

Tip

Vertrek van een concrete informatievraag of leveranciersvragenlijst. Dat voorkomt dat je data verzamelt die niemand gebruikt.

Let op

Kies niet automatisch het zwaarste rapportagekader. De bruikbare route hangt af van jouw markt, keten en informatievraag.

Stap 2: wijs één eigenaar voor de dataverzameling aan

Het aanwijzen van een verantwoordelijke is volgens VLAIO de tweede stap in duurzaamheidsrapportage. Die persoon bewaakt het overzicht, ook als finance, HR, operations en inkoop elk een deel van de gegevens beheren.

De eigenaar hoeft niet alle cijfers zelf te verzamelen. Leg wel vast wie bronhouder is, welke periode geldt en wanneer gegevens worden gecontroleerd. Zo blijven duurzaamheidsdata niet verspreid over afdelingen zonder dat iemand kan aantonen waar een cijfer vandaan komt.

Tip

Kies een eigenaar met mandaat om gegevens op te vragen bij andere afdelingen of externe partijen.

Let op

Maak de boekhouder niet automatisch eigenaar van alle niet-financiële gegevens. De bronhouder kent vaak de context van verbruik, mobiliteit of inkoop beter.

Stap 3: breng de vragen van klanten, financiers en medewerkers in kaart

Maak eerst een korte stakeholderanalyse. VLAIO plaatst die analyse als afzonderlijke stap vóór de verdere duurzaamheidsrapportage. Breng de verwachtingen van je belangrijkste betrokkenen in kaart: welke duurzaamheidsinformatie vragen zij, of zullen zij waarschijnlijk vragen?

Vertaal die vragen daarna naar je eerste dataset. Vraagt een grote klant informatie als leverancier, dan kan een vrijwillig VSME-rapport helpen om die duurzaamheidsinformatie aan te leveren. Banken en investeerders kunnen dezelfde informatie gebruiken bij hun vragen rond financiering. Zo bepaalt de vraag welke boekhoudbronnen je eerst moet uitzoeken.

Tip

Begin met de vijf belangrijkste relaties die invloed hebben op omzet, financiering, continuïteit of personeelsbeschikbaarheid.

Let op

Verwar een lange lijst belanghebbenden niet met prioriteit. De relevante vragen van je belangrijkste stakeholders sturen de eerste dataset.

Stap 4: bepaal welke onderwerpen materieel zijn

VLAIO neemt een materialiteitsanalyse op als vierde stap. Gebruik die analyse als filter tussen je volledige boekhouding en de gegevens die je werkelijk moet meten en rapporteren. Begin smal en grondig: kies de onderwerpen die ertoe doen voor jouw bedrijf en de vragen uit je keten.

Kijk daarbij verder dan emissies alleen. ESRS E1 vraagt bij materiële klimaatonderwerpen ook inzicht in de aard, het type en de omvang van klimaatrisico’s en -kansen, plus de manier waarop je die beheert. De standaard wil ook de mogelijke financiële effecten op korte, middellange en lange termijn zichtbaar maken. Klimaatrisico’s en -kansen kunnen dus bepalen welke gegevens je uitzoekt. Volgens technisch advies van EFRAG van 30 november 2025, dat nog niet als gedelegeerde handeling is vastgesteld, moet je rapportering bij een materieel onderwerp over de relevante impacts, risico’s en kansen gaan. De materialiteitsbeoordeling bepaalt welke onderdelen je onderbouwt. Die afbakening voorkomt dat je een brede dataset bouwt zonder bruikbare uitkomst.

Tip

Leg per gekozen onderwerp kort vast waarom het materieel is, voor wie en welke beslissing de informatie ondersteunt.

Let op

Een grootboekrekening met een hoog bedrag is niet automatisch een materieel duurzaamheidsonderwerp. Toets ook de impact, het risico en de vraag uit de keten.

Stap 5: koppel grootboekrekeningen en facturen aan de juiste emissiecategorie

Maak per materieel onderwerp een vertaaltabel met de grootboekrekening of het factuurtype, de leverancier, de emissiecategorie, ontbrekende fysieke gegevens en de eigenaar. Zo maak je van boekhoudgegevens duurzaamheidsrapport een controleerbare route: een kost toont waar je moet zoeken, maar is nog niet automatisch een emissiecijfer.

Gebruik energiefacturen als vertrekpunt voor Scope 2. Die categorie omvat emissies uit aangekochte of verworven elektriciteit, stoom, warmte en koeling. Koppel de relevante facturen daarom aan de juiste energiedrager en noteer welke verbruiksgegevens nog ontbreken.

Aankoopfacturen, leveranciersoverzichten en transportgegevens wijzen vaak naar Scope 3. Die scope gaat over emissies buiten je eigen activiteiten en elektriciteitsverbruik, van aangekochte goederen tot de afdanking van verkochte producten. Aangekochte goederen en diensten, transport en distributie en het gebruik van verkochte producten zijn voorbeelden van Scope 3-categorieën.

Een factuur bewijst de financiële transactie. Voor een bruikbare berekening heb je vaak ook activiteitsgegevens nodig. De Scope 3-richtlijn bevat methoden voor alle 15 Scope 3-categorieën, waaronder een afzonderlijke categorie voor aangekochte goederen en diensten. Beoordeel afzonderlijk of Scope 1 relevant is voor jouw bedrijf.

Tip

Werk eerst met enkele duidelijke categorieën: energie, aangekochte goederen en diensten, transport en woon-werkverkeer.

Let op

Tel dezelfde uitstoot niet twee keer mee. Een transportkost kan zowel in een aankoopfactuur als op een aparte transportfactuur voorkomen.

Stap 6: vul de gegevens aan die je boekhouding niet toont

Maak naast je financiële bronnen een lijst met ontbrekende niet-financiële gegevens, zoals fysieke verbruiksgegevens, materiaalinformatie en mobiliteitsgegevens. Koppel die aan de gekozen KPI’s, zodat je uitgaven kunt verbinden met de operationele prestaties die erachter zitten. Leg bij elke aanvulling vast of het om een meting, schatting of aanname gaat, en welke methode je gebruikt.

Woon-werkverkeer kan zo’n aanvullend gegeven zijn. Het GHG Protocol behandelt woon-werkverkeer van werknemers als Scope 3-categorie 7. Neem het alleen op als het materieel is voor jouw bedrijf.

Deze aanvulling maakt je rapport bruikbaar voor meer dan emissiecijfers. ESRS E1 wil inzicht geven in de feitelijke en mogelijke positieve en negatieve klimaatimpact van je onderneming, maar ook in plannen, capaciteit, acties en de resultaten daarvan. Je duurzaamheidsrapportage boekhouding moet dus kunnen tonen wat je meet, welke actie je neemt en wat die actie oplevert.

Voor een kmo kan vrijwillige rapportering ook helpen om onderwerpen zoals vervuiling en gezondheid en veiligheid van werknemers beter te beheren, volgens de VSME-standaard. Een eerste nulmeting hoeft niet perfect te zijn. Ze moet wel consistent en traceerbaar zijn.

Let op

Leid fysieke volumes niet zonder controle af uit eurobedragen. Prijsverschillen, contracten en belastingen kunnen financiële uitgaven minder geschikt maken als activiteitsgegeven.

Stap 7: leg bron, berekening en eigenaar per KPI vast

Zet bij elke gekozen KPI de bron, periode, eenheid, eigenaar, berekeningsmethode en eventuele aanname naast elkaar. Zo bouw je een eenvoudige audittrail op: je kunt later terugvinden waarom een cijfer in je rapport staat en wie de onderliggende gegevens beheert.

Gebruik bij elke rapportageperiode dezelfde structuur. Dan kun je voortgang meten zonder cijfers te vergelijken die op een andere manier zijn samengesteld. Een vaste werkwijze maakt het ook makkelijker om vragen van klanten of financiers met onderbouwde gegevens te beantwoorden.

De vrijwillige VSME-standaard is bedoeld om kmo’s te helpen duurzaamheidsvraagstukken te beheren, waaronder vervuiling en de gezondheid en veiligheid van werknemers. Een bronregister geeft je daarvoor houvast: niet alleen voor het rapport, maar ook voor de opvolging van de onderwerpen die je hebt gekozen.

Tip

Bewaar de onderliggende factuur, export of HR-bron bij de KPI-vermelding, of verwijs ernaar met een vaste bestandsnaam.

Let op

Wijzig een methode niet stilzwijgend tussen twee rapportagejaren. Leg de wijziging en het effect op vergelijkbaarheid vast.

Veelvoorkomende problemen bij het verzamelen van duurzaamheidsdata

  • Je grootboek toont alleen bedragen, geen verbruiksvolume, gewicht of afstand. Gebruik het bedrag als vertrekpunt om de relevante factuur, meterstand, leverancier of operationele bron terug te vinden. Leg daarna vast welk activiteitsgegeven nog ontbreekt. Dat is nodig omdat Scope 2 over aangekochte elektriciteit, stoom, warmte en koeling gaat, niet enkel over de kost ervan.

  • Meerdere afdelingen houden vergelijkbare gegevens bij, maar de cijfers verschillen. Wijs per KPI één leidende bron aan en documenteer periode, eenheid en bewerkingsstappen. Vergelijk afwijkingen vóór je een cijfer opneemt, zodat je audittrail ook later verklaart waarom precies dat cijfer in het rapport staat.

  • Je verzamelt veel gegevens, maar kunt niet uitleggen waarom ze in het rapport staan. Ga terug naar de stakeholderanalyse en materialiteitsbeoordeling. Schrap of parkeer gegevens die geen relevante vraag, impact, risico of kans ondersteunen. De materialiteitsbeoordeling bepaalt welke klimaatinformatie je moet onderbouwen.

  • Een klant vraagt duurzaamheidsinformatie in een eigen format. Gebruik je bronregister als basis en vertaal enkel de gevraagde velden naar dat format. Zo bouw je geen losse administratie per klantvraag. De vrijwillige VSME-standaard is juist bedoeld om kmo’s te helpen bij informatievragen van grote ondernemingen in de keten.

Je hebt nu een aantoonbaar startpunt

Je hebt nu een geprioriteerde datalijst waarin boekhoudbronnen, ontbrekende niet-financiële gegevens, aanknopingspunten voor Scope 2 en Scope 3, KPI’s en eigenaars samenkomen. Daarmee wordt je boekhouding een onderbouwd vertrekpunt voor een duurzaamheidsrapport of voor een gerichte vraag van een klant, bank of investeerder.

Je hoeft niet elke rekening of elk duurzaamheidsonderwerp tegelijk uit te werken. Je weet welke gegevens relevant zijn, waar ze vandaan komen en welke aanvulling nog nodig is. Dat maakt je duurzaamheidsrapportage boekhouding controleerbaar en herhaalbaar.

Kies één materieel onderwerp, wijs een eigenaar aan en leg de eerste bron en methode vast voordat een klant of bank ernaar vraagt.

Gerelateerde artikelen