Hoe het werkt Voor wie Sectoren Voor partners Kennisbank BedrijvenScan.nl ↗ Plan een gesprek
NL EN

Wat doe je als een leverancier geen CO₂-gegevens kan aanleveren?

Patrick de Veer ·
Inkoopmanager houdt leeg leveranciersformulier vast aan modern bureau met laptop en kamerplant, zacht natuurlijk licht.

Wat je al moet weten over je inkoop en klantvraag

Een klant, aanbesteding of rapportage vraagt om CO₂-cijfers, terwijl je leverancier alleen zegt: die hebben we niet. Dan hoef je niet te wachten op perfecte data. Je moet wel weten waar het datagat zit en welke leveranciers eerst aandacht vragen.

  • Je koopt producten, materialen of diensten in waarvoor een klant, aanbesteding of interne footprint om CO₂-inzicht vraagt.
  • Je kunt bepalen welke leveranciers of productgroepen commercieel en operationeel het belangrijkst zijn.
  • Je begrijpt dat een tijdelijke schatting geen vervanging is voor primaire leveranciersdata.

Wat je moet verzamelen vóór je gegevens opvraagt

Zorg dat je de basis bij de hand hebt voordat je leveranciers benadert. Dan kun je gericht vragen, ontbrekende informatie documenteren en tijdelijke schattingen van primaire data onderscheiden.

  • Een overzicht van leveranciers, ingekochte productgroepen en inkoopvolumes.
  • Een contactpersoon bij elke prioritaire leverancier.
  • Een eenvoudig aanvraagtemplate voor product-CO₂-data.
  • Een register of spreadsheet voor ontvangen gegevens, aannames, bronbestanden en opvolgdata.
  • Toegang tot een passende emissiefactorenbron voor tijdelijke footprintschattingen.

Stap 1: bepaal waarvoor je de CO₂-data nodig hebt

Bepaal eerst welk besluit de gegevens moeten ondersteunen: een interne footprint, een klantvraag, een aanbesteding, een CSRD-gerelateerde ketenvraag of voorbereiding op de CO₂-Prestatieladder. De Scope 3 Standard van het GHG Protocol geeft bedrijven wereldwijd een methode om emissies in de waardeketen te berekenen en te rapporteren, met 15 categorieën voor activiteiten stroomopwaarts en stroomafwaarts.

Voor je inkoop gaat het vaak om Scope 3.1: indirecte emissies die vooral verbonden zijn aan leveranciers en ingekochte goederen en diensten, in tegenstelling tot je eigen activiteiten en aangekochte energie. Dat maakt een vraag naar leverancier CO₂-gegevens logisch, maar niet automatisch onbeperkt. Vraag alleen de details die je nodig hebt voor het doel dat je hebt vastgelegd.

Een CSRD-vraag kan wel degelijk via de keten bij je terechtkomen. Ondernemingen die onder de CSRD vallen, moeten volgens de Europese Commissie rapporteren volgens de ESRS. Dat betekent niet dat elk leveranciersverzoek een algemene wettelijke plicht voor jouw bedrijf is. Leg dus per aanvraag vast wie de gegevens vraagt en waarvoor.

Tip

Maak in je register één kolom aan voor het gebruiksdoel per dataverzoek. Zo vraag je niet meer detail dan de klantvraag of rapportage werkelijk vereist.

Let op

Verwar de Nederlandse CO₂-heffing industrie niet met een algemene heffing voor Belgische inkopers of leveranciers. Die heffing geldt voor specifieke installaties: industriële installaties in het EU ETS, afvalverbrandingsinstallaties en industriële installaties met lachgasprocessen.

Geef ook geen volledig overzicht van alle Scope 1-, 2- en 3-emissies als je dat niet kunt onderbouwen. Voor deze stap volstaat de afbakening: je zoekt gegevens die bij leveranciers en ingekochte goederen of diensten horen.

Stap 2: vraag per product om dezelfde minimuminformatie

Stuur geen open vraag naar de totale CO₂-uitstoot van de leverancier. Vraag per product of productgroep om een herkenbare productreferentie uit jouw inkoopoverzicht, een uitstootwaarde, de eenheid, de levenscyclusfase en de gebruikte rekenmethode. GS1 Belgilux laat diezelfde kerngegevens per product vastleggen: de uitstoot, het deel van de levenscyclus waarop de waarde slaat en de methode achter de berekening.

Leg ook vast welke velden ontbreken. Een waarde zonder fase of methode is geen bruikbare productwaarde voor jouw register, maar een onvolledige reactie waarop je gericht kunt terugkomen.

Een GWP-waarde kan bijvoorbeeld alleen betrekking hebben op de productiefase A1-A3 en wordt dan uitgedrukt in kilogram CO₂-equivalent, zoals in de 2BA-pilot. Die waarde zegt dus iets anders dan een cijfer met een bredere levenscyclusafbakening. Zonder die context weet je niet wat je precies optelt in je footprint.

Tip

Gebruik een invulvoorbeeld met één productregel. Dat verlaagt de drempel voor leveranciers zonder eigen ESG-team en maakt meteen duidelijk welke CO₂-gegevens van de leverancier je verwacht.

Let op

Gebruik productwaarden niet zonder meer om producten onderling te vergelijken. De 2BA-pilot waarschuwt dat aangeleverde data daarvoor niet geschikt zijn: dezelfde eenheid betekent niet automatisch dezelfde levenscyclusfase of rekenmethode.

Stap 3: maak aanleveren zo eenvoudig mogelijk

Stuur één klein template met de velden die je al hebt bepaald, een duidelijke deadline en een keuze voor het bestandsformaat. Een leverancier kan GWP-data in de 2BA-pilot bijvoorbeeld delen via ETIM xChange in JSON-formaat of tijdelijk via een XLS-template. Vraag dus om beschikbare gegevens in een haalbare vorm, niet om een nieuw rapport per klant.

Verwijs waar dat past naar een bestaand productdataplatform. Via My Product Manager kan een leverancier product-CO₂-gegevens één keer invoeren en die niet telkens afzonderlijk aan klanten bezorgen. Dat verlaagt de administratieve drempel en maakt hergebruik mogelijk.

Leg in je aanvraag vast dat de leverancier of fabrikant eigenaar en verantwoordelijk blijft voor de aangeleverde data. Zo werkt het ook bij. Jij registreert wat je ontvangt en waarvoor je het gebruikt, maar je neemt de onderbouwing niet over als die van jou.

Grote bedrijven vragen volgens GS1 Belgilux steeds vaker CO₂-gegevens op en kunnen beslissen niet verder te werken met leveranciers die die informatie niet bieden. Een eenvoudig proces helpt je leverancier om wel te beginnen, ook als de gegevens nog onvolledig zijn.

Tip

Laat leveranciers waar mogelijk verwijzen naar een bestaand productdataplatform, zodat ze gegevens niet opnieuw hoeven in te voeren.

Let op

Neem ontvangen waarden niet over als eigen gevalideerde data wanneer de leverancier de methode, afbakening of bron niet kan toelichten.

Stap 4: leg het datagat en je tijdelijke schatting vast

Registreer per ontbrekend datapunt wat je hebt gevraagd, wanneer je dat deed, waarom de informatie ontbreekt en welke tijdelijke waarde je in je footprint gebruikt. Bedrijven werken ook in de praktijk met sectorgemiddelden en schattingen als gedetailleerde leveranciersdata ontbreken, zoals Pantarein beschrijft. Maak van die tussenoplossing geen los cijfer in een spreadsheet, maar een aantoonbare keuze met een opvolgdatum.

Noteer bij elke schatting minstens de bron, het toepassingsgebied en de datum. CO2emissiefactoren.nl noemt zijn lijst een basis om een CO₂-voetafdruk op te stellen en te vergelijken. Dat kan dus een vertrekpunt zijn zolang primaire data ontbreken, maar de bron geeft geen concrete formule om Scope 3 te berekenen bij ontbrekende leveranciersdata. Reken daarom niet preciezer dan je onderliggende gegevens toelaten.

De emissiefactoren op CO2emissiefactoren.nl zijn berekend in Nederlands wetenschappelijk onderzoek en representatief voor de Nederlandse situatie. De lijst wordt jaarlijks geactualiseerd door een breed panel van experts op basis van de meest recente inzichten. Leg die herkomst en beperking vast als je de factoren gebruikt voor een Belgische footprint.

Tip

Label elke waarde in je register als primaire leveranciersdata, tijdelijke schatting of nog ontbrekende data. Dan zie je meteen welke cijfers onderbouwd zijn en waar je nog moet opvolgen.

Let op

Gebruik Nederlandse emissiefactoren niet vanzelfsprekend als representatief voor België zonder die beperking te documenteren.

Communiceer een tijdelijke schatting niet alsof het geverifieerde productdata van de leverancier zijn.

Stap 5: plan de overgang naar primaire leveranciersdata

Maak van elke tijdelijke schatting een concrete opvolgactie. Spreek met elke prioritaire leverancier af welke productdata later nodig zijn en tegen wanneer. Zo blijft een schatting zichtbaar als tussenoplossing, in plaats van een cijfer dat ongemerkt in je footprint blijft staan.

Gebruik dat gesprek om te achterhalen wat de leverancier al kan documenteren: grondstoffen, productieprocessen en de producten of diensten die je inkoopt. Een leveranciersgesprek kan precies die gedetailleerde gegevens bovenhalen. De leverancier kent ook de eigen materialen en processen en kan daardoor meewerken aan het verlagen van de CO₂-impact aan de bron.

Bepaal vooraf hoe ver je wilt gaan. Heb je alleen CO₂-inzicht nodig, of verwacht je ook reductieacties? Volgens Pantarein kun je die ambitie bij structurele samenwerking vastleggen in een Supplier Code. Daarmee blijft je vraag proportioneel en weten leveranciers welke verbetering je op termijn verwacht.

Tip

Begin bij leveranciers of productgroepen met de grootste inkoopwaarde, de hoogste vermoedelijke impact of de scherpste klantvraag. Daar vervang je tijdelijke schattingen het eerst door primaire data.

Let op

Maak een ontbrekende dataset niet meteen een uitsluitingsgrond als een leverancier een geloofwaardig verbeterpad kan tonen. Leg dan vast welke gegevens nog ontbreken, welke actie de leverancier neemt en wanneer je opnieuw opvolgt.

Stap 6: veranker de werkwijze in je leveranciersproces

Neem je minimumdataset, kwaliteitslabels, opvolgdatum en escalatieroute op in de vaste leveranciersbeoordeling. Koppel de gevraagde diepgang aan wat je moet aantonen voor klanten, aanbestedingen of je gekozen kader. Zo blijft een ontbrekende waarde een zichtbaar actiepunt, geen blinde vlek in je footprint.

Gebruik je proces ook om de diepgang te begrenzen. De CO₂-Prestatieladder is zowel een aanbestedingsinstrument als een CO₂-managementsysteem voor het verminderen van eigen uitstoot en energieverbruik. De ladder werkt met een PDCA-cyclus voor voortdurende verbetering. Leg daarom periodiek vast welke leveranciersdata zijn verbeterd, welke schattingen nog openstaan en welke opvolging nodig is.

Wie certificering voorbereidt, begint volgens de certificeringsroute met een trede kiezen, draagvlak bij het management creëren en de scope van organisatieonderdelen en activiteiten bepalen. Daarna volgen onder meer een CO₂-footprint, de voornaamste uitstootbronnen, reductiedoelen, een actieplan en een CO₂-managementsysteem. Je hoeft dus niet elke leverancier dezelfde uitgebreide uitvraag te sturen: laat je leveranciersproces aansluiten op de scope die je werkelijk hebt gekozen.

Voor organisaties vanaf niveau 4 in versie 3.1 en vanaf trede 2 in versie 4.0 hoort ook een waardeketenanalyse bij het zoeken naar reductiemogelijkheden. De beschikbare bron geeft geen verifieerbare uitleg van de vijf afzonderlijke treden. Baseer je eigen uitvraag daarom op wat je moet aantonen, niet op aannames over een trede.

Tip

Evalueer periodiek welke schattingen door primaire data zijn vervangen en waar dezelfde datagaten terugkeren. Daar zit meestal de eerste verbetering van je leveranciersproces.

Let op

Bouw geen groot registratietraject voor alle leveranciers tegelijk. Begin met de categorieën waar het datagat commercieel of rapportagetechnisch het meest telt.

Veelvoorkomende problemen bij ontbrekende CO₂-data

Loopt je uitvraag vast, houd dan het datagat zichtbaar en maak de volgende actie concreet.

  • De leverancier antwoordt alleen dat er geen CO₂-data beschikbaar zijn. Stuur het beperkte template opnieuw, met één ingevuld productvoorbeeld, en vraag welke velden wel beschikbaar zijn. Registreer de rest als datagat met een opvolgdatum.

  • De leverancier bezorgt één CO₂-cijfer zonder levenscyclusfase of methode. Label de waarde als onvolledig en vraag gericht naar de afbakening en rekenmethode. Gebruik ze niet voor productvergelijkingen zolang die context ontbreekt. De 2BA-pilot waarschuwt dat aangeleverde data daarvoor niet geschikt zijn.

  • Je hebt een schatting nodig vóór de leverancier reageert. Gebruik een tijdelijke schatting met bron, datum en beperking in je register. Plan tegelijk wanneer je die vervangt door primaire leveranciersdata. Bedrijven gebruiken in de praktijk ook sectorgemiddelden en schattingen als gedetailleerde gegevens ontbreken.

  • Verschillende leveranciers sturen gegevens in verschillende formaten. Zet de ontvangen waarden om naar één interne minimumtemplate, maar bewaar de oorspronkelijke bronbestanden. Zo blijft zichtbaar wat de leverancier precies heeft aangeleverd en blijft je audittrail intact.

Van datagat naar aantoonbare opvolging

Voor je prioritaire leveranciers heb je nu een werkbare route: een gerichte data-uitvraag, een register waarin datagaten en tijdelijke schattingen zichtbaar blijven, en concrete afspraken om die schattingen door primaire productdata te vervangen. Je weet dus welke cijfers je kunt gebruiken, welke nog onvolledig zijn en waar je moet opvolgen.

Dat is de basis voor herhaalbare grip. Je hoeft niet te wachten tot elke leverancier perfecte CO₂-data levert, maar je kunt wel aantonen welke informatie je hebt gevraagd, welke aanname je tijdelijk gebruikt en wanneer je opnieuw contact opneemt. Als het niet is gedocumenteerd, telt het niet mee.

Begin voor de grootste leverancierscategorie met een korte nulmeting van beschikbare data en ontbrekende bewijsstukken.

Related Articles