Hoe het werkt Voor wie Sectoren Voor partners Kennisbank BedrijvenScan.nl ↗ Plan een gesprek
NL EN

Wanneer kun je duurzaamheidsrapportage zelf doen en wanneer heb je hulp nodig?

Patrick de Veer ·
Ondernemer aan houten bureau met duurzaamheidsnotities, laptop met datadashboards en groene plant in warm ochtendlicht.

Wat je al moet weten over jouw bedrijf en klantvragen

Klanten en banken kunnen duurzaamheidsinformatie vragen en willen die informatie kunnen onderbouwen. Voor je begint, heb je geen perfecte dataset nodig. Wel moet je weten waar de vraag vandaan komt en wie intern keuzes kan bevestigen.

  • Je krijgt al vragen over duurzaamheid van klanten, financiers of aanbestedende overheden, of je verwacht die binnenkort.
  • Je kunt iemand uit directie, finance, operations of HR vrijmaken om keuzes over rapportering te bevestigen.
  • Je bent bereid onvolledige informatie zichtbaar te maken, in plaats van te wachten op perfecte data.

Welke documenten en gegevens je moet verzamelen

Verzamel eerst wat al in jouw bedrijf bestaat. Je hoeft niets perfect te hebben, maar je moet kunnen terugvinden waarop cijfers, aannames en keuzes steunen.

  • De meest recente jaarrekening of een actueel overzicht van omzet, balanstotaal en gemiddeld aantal werknemers.
  • Beschikbare energie-, brandstof-, afval-, inkoop- en HR-gegevens over een afgebakende rapporteringsperiode.
  • Eerder ingevulde klantvragenlijsten, aanbestedingsvoorwaarden of financieringsvragen over duurzaamheid.
  • Een gedeelde map of register waarin bronbestanden, aannames, berekeningen en goedkeuringen kunnen worden bewaard.
SNEL INZICHT. GEEN EXTRA ADMINISTRATIE.
Maak de kosten van uitstel zichtbaar.

Beantwoord de vragen en krijg een helder eerste beeld van waar actie waarde kan opleveren.

Start nu →

Stap 1: bepaal waarom je moet rapporteren

Kies eerst je aanleiding: een mogelijke wettelijke plicht, een vrijwillige keuze om je gegevens te structureren, of een concrete vraag van een klant, financier of aanbesteding. Duurzaamheidsrapportage is het proces waarbij een bedrijf zijn duurzaamheidsprestaties en -impact evalueert, meet, documenteert en communiceert aan belanghebbenden. Een mooi verhaal zonder cijfers, bronbestanden en onderbouwing is dus geen bruikbaar verslag.

Een wettelijke route kan spelen via de CSRD, een Europese richtlijn die een groep ondernemingen verplicht om over duurzaamheid te rapporteren aan de hand van duurzaamheidscriteria. Die rapportering bestrijkt milieu, sociale thema’s en bestuur: de ESG-domeinen. Leg daarom eerst vast welke aanleiding voor jouw bedrijf geldt voordat je gegevens begint te verzamelen.

Tip

Laat concrete klantvragen en aanbestedingseisen zwaarder wegen dan algemene aannames over wat er verwacht wordt. Zo weet je welke informatie je werkelijk moet kunnen aantonen.

Waarschuwing

Een vraag van een grote klant maakt jouw onderneming niet automatisch CSRD-plichtig. Behandel die vraag eerst als een afzonderlijke ketenvraag en toets je eigen wettelijke status apart.

Stap 2: toets je CSRD-status aan de juiste drempels

Leg je meest recente cijfers naast de CSRD-drempels. Een onderneming geldt als groot wanneer zij minstens twee van deze drie drempels overschrijdt: € 50 miljoen netto-omzet, € 25 miljoen balanstotaal en 250 werknemers. Eén drempel halen is dus onvoldoende voor deze kwalificatie.

De Belgische wet van 2 december 2024 heeft Richtlijn (EU) 2022/2464 over de openbaarmaking van duurzaamheidsinformatie in Belgisch recht omgezet. De eerste CSRD-groep bestond uit grote organisaties van openbaar belang met gemiddeld meer dan 500 werknemers; zij rapporteerden in 2025 over boekjaar 2024. Voor jouw eigen status kijk je naar jouw onderneming, jouw cijfers en het relevante boekjaar.

Tip

Leg de gebruikte omzet, het balanstotaal, het gemiddelde aantal werknemers en het boekjaar vast. Zo kun je later aantonen waarom je voor een bepaalde rapporteringsroute koos.

Waarschuwing

De Commissie stelde in februari 2025 voor om ongeveer 80% van de ondernemingen uit het toepassingsgebied van de CSRD te halen. Baseer je huidige plicht daar niet uitsluitend op: een voorstel is geen geldende verplichting.

Richtlijn (EU) 2025/794 van 14 april 2025 stelt bepaalde CSRD-toepassingsdata uit. Houd zulke wijzigingen apart bij, maar gebruik ze niet als reden om je huidige cijfers, klantvragen en bewijsstukken niet in kaart te brengen.

Stap 3: baken af wat je werkelijk moet meten

Maak eerst het onderscheid tussen een denkkader en een rapportagestandaard. De vijf P’s van duurzame ontwikkeling zijn People, Planet, Prosperity, Peace en Partnership. People gaat over waardig en gelijkwaardig leven; Planet over bescherming tegen aantasting, met duurzame productie en consumptie en zorgvuldig beheer van natuurlijke hulpbronnen. Gebruik die vijf P’s om relevante onderwerpen te herkennen, niet om zelf een verplichte rapporteringslijst te maken.

Val je onder de CSRD, dan bepalen de ESRS welke ESG-informatie je moet rapporteren binnen één gemeenschappelijk kader. VLAIO raadt CSRD-plichtige ondernemingen aan om te beginnen bij kennis van de CSRD, de ESRS en duurzaamheid, met ESRS 1 en ESRS 2 als vertrekpunt. Kies dus datapunten vanuit je rapporteringsroute, niet vanuit een breed overzicht van alles wat duurzaamheid kan omvatten.

Tip

Begin smal en grondig. Een beperkte set aantoonbare onderwerpen is bruikbaarder dan een breed verhaal zonder onderliggende data.

Waarschuwing

Gebruik de vijf P’s niet als vervanging voor ESRS wanneer je onder de CSRD moet rapporteren.

Stap 4: wijs één eigenaar voor de rapportering aan

Een eerste organisatorische stap voor CSRD-rapportering is een verantwoordelijke persoon of afdeling aanwijzen. Die eigenaar bewaakt de planning, verzamelt brondata, legt aannames vast en zorgt dat de eindversie intern wordt goedgekeurd. Zo blijft de rapportering geen taak die tussen finance, HR en operations blijft hangen.

Betrek medewerkers en hoger management gericht via interne workshops. Dat helpt om ontbrekende gegevens boven te halen en geeft de verantwoordelijke persoon input uit de afdelingen die de data beheren.

Tip

Noteer per onderwerp wie gegevens aanlevert, wie berekeningen controleert en wie de eindversie goedkeurt. Als die rollen niet vastliggen, is het verslag moeilijk te herhalen en te onderbouwen.

Waarschuwing

Een externe adviseur kan expertise brengen, maar neemt intern eigenaarschap niet over. Jouw bedrijf moet de brondata, keuzes en goedkeuringen zelf kunnen toelichten.

Stap 5: breng je bestaande data en bewijsstukken in kaart

Maak per gekozen onderwerp een eenvoudig overzicht: welke brongegevens bestaan al, wie ze beheert, welke periode ze dekken en welke aannames nog ontbreken. Denk aan de gegevens die je voor jouw rapporteringsroute hebt gekozen. Zo zie je snel wat bruikbaar is en waar nog een blinde vlek zit.

De interne route is haalbaar als je die gegevens telkens opnieuw kunt verzamelen, controleren en bewaren. Leg daarom ook vast waar elk bronbestand staat en welke versie voor de berekening is gebruikt. Als het niet is gedocumenteerd, telt het niet mee.

Tip

Bewaar niet alleen het eindcijfer, maar ook de facturen, exports, definities en berekeningsversies erachter. Dan kun je het cijfer later uitleggen en opnieuw opbouwen.

Waarschuwing

Vul ontbrekende gegevens niet stilzwijgend aan. Noteer een redelijke aanname, waarom je die gebruikte en op welk onderdeel van de rapportering die invloed heeft.

Stap 6: test of je emissie-inventaris reproduceerbaar is

Controleer of iemand anders jouw emissie-inventaris opnieuw kan opbouwen met dezelfde grenzen, databronnen, berekeningen en aannames. De GHG Protocol Corporate Standard geeft organisaties vereisten en richtlijnen om zo’n broeikasgasinventaris op te stellen. Kun je elke stap toelichten en de onderliggende gegevens terugvinden, dan kun je dit onderdeel meestal intern blijven beheren.

Lukt dat niet voor bepaalde emissiebronnen of informatie uit de waardeketen, baken dan precies dat deel af voor gespecialiseerde hulp. Vraag geen volledig traject omdat er één onduidelijke berekening is. Laat eerst beoordelen waar de systeemgrenzen of datakwaliteit tekortschieten.

De standaard is bruikbaar voor organisaties met activiteiten die broeikasgasemissies veroorzaken, dus ook buiten bedrijven, zoals ngo’s, overheidsinstanties en universiteiten. De kern blijft dezelfde: een inventaris moet controleerbaar zijn, ongeacht wie ze opstelt.

Tip

Vraag bij twijfel eerst een beoordeling van je systeemgrenzen en datakwaliteit. Zo weet je of je intern verder kunt of welke gerichte expertise nodig is.

Waarschuwing

Een verifieerbare emissie-inventaris is niet hetzelfde als een geregeld verificatieproces. De standaard richt zich op een inventaris die kan worden geverifieerd, maar schrijft niet voor hoe die verificatie zelf moet gebeuren.

Stap 7: kies VSME als je ketenvragen wilt structureren

Krijg je terugkerende vragen van grote klanten over duurzaamheidsgegevens, dan kan VSME een werkbaar kader zijn. De VSME-standaard is vrijwillig en is bedoeld voor niet-beursgenoteerde ondernemingen. Ze helpt micro-, kleine en middelgrote ondernemingen om vragen uit de toeleveringsketen op een consistente manier te beantwoorden.

Gebruik die structuur ook als banken of investeerders informatie vragen. Vrijwillige rapportering volgens VSME kan hun informatiebehoeften helpen invullen en zo de toegang tot financiering ondersteunen. De Europese Commissie moedigt grote ondernemingen en financiële instellingen aan om hun vragen aan kmo’s zo veel mogelijk op de vrijwillige VSME-standaard te baseren.

Zo verzamel je kerngegevens één keer en kun je ze later opnieuw gebruiken. Dat maakt duurzaamheidsrapportage minder afhankelijk van losse vragenlijsten per klant.

Tip

Vergelijk elke klantvragenlijst met je gekozen VSME-structuur. Zo verzamel je dezelfde kerngegevens niet telkens opnieuw.

Waarschuwing

Een vrijwillige VSME-rapportering maakt je niet CSRD-plichtig. Ook de grens voor informatievragen aan bedrijven met maximaal 1.000 werknemers in de waardeketen staat alleen in het Omnibus-voorstel; behandel dit niet als een huidige wettelijke plicht.

Stap 8: beslis gericht welke hulp je inkoopt

Doe het zelf als je rapporteringsroute, interne eigenaar, brondata en controles helder zijn. Schakel gerichte externe hulp in als je een toepasselijkheidstoets, datagap-analyse, review van je emissie-inventaris of beoordeling van waardeketeninformatie intern niet kunt onderbouwen. Koop een duidelijk afgebakend resultaat in en houd zelf de regie over bronbestanden, aannames en goedkeuringen.

De Commissie meldde op 3 juli 2026 dat herziene ESRS het aantal verplichte datapunten met meer dan 60% en het totale aantal datapunten met meer dan 70% verminderen. Volgens de Commissie zouden die herziene ESRS de rapporteringskosten per onderneming met meer dan 30% verlagen. Dat kan je inspanning beperken, maar verandert niets aan de vraag of jouw data en controles vandaag al uitlegbaar zijn.

Tip

Vraag een expert eerst welke blinde vlek het grootst is en wat prioriteit heeft. Zo koop je geen breed traject in voordat je weet welk onderdeel van je rapportage de moeite waard is om aan te pakken.

Waarschuwing

Behandel aangekondigde vereenvoudigingen niet als een afgeronde standaardwijziging. De herziene ESRS en de vrijwillige standaard gaan volgens de Commissie eerst naar het Europees Parlement en de Raad voor toetsing, gedurende twee maanden en mogelijk nog eens twee maanden.

Veelvoorkomende knelpunten bij duurzaamheidsrapportage

  • Je weet niet of een klantvraag een wettelijke CSRD-plicht betekent. Splits die twee vragen. – De gegevens zitten verspreid over finance, HR, operations en leveranciers. Laat de aangewezen eigenaar per onderwerp één bronhouder, rapporteringsperiode en bestandslocatie vastleggen. Begin alleen met de gegevens die voor jouw gekozen rapporteringsroute nodig zijn. Anders verzamel je veel informatie zonder dat duidelijk is wat je ermee moet aantonen.

  • Je hebt emissiecijfers, maar kunt niet uitleggen hoe ze zijn berekend. Documenteer de systeemgrenzen, brondata, emissiefactoren en aannames. Kun je de inventaris niet opnieuw opbouwen of controleren, schakel dan gerichte hulp in voor dat onderdeel. De GHG Protocol Corporate Standard is gericht op een verifieerbare emissie-inventaris; een eindcijfer zonder onderbouwing voldoet daar niet aan.

  • Je wacht op nieuwe Europese regels voordat je iets doet. Leg je huidige rapporteringsroute, bestaande data en klantvragen alvast vast. Volg regelwijzigingen apart, maar stel inzicht en documentatie niet uit. Wat je vandaag al kunt aantonen, blijft bruikbaar als de rapporteringsregels veranderen.

Je rapporteringsroute ligt nu vast

Je hebt nu een onderbouwde keuze: zelf rapporteren met een afgebakende interne aanpak, VSME gebruiken om terugkerende ketenvragen te structureren, of gerichte hulp inkopen voor het onderdeel dat je intern niet kunt toelichten. De grens ligt bij aantoonbaarheid: kun je de brondata, aannames, berekeningen en goedkeuringen terugvinden en uitleggen?

Duurzaamheidsrapportage hoeft niet perfect te starten. Ze moet wel herhaalbaar zijn. Als een klant, financier of auditor naar je cijfers vraagt, moet je kunnen laten zien waarop ze steunen.

Maak eerst een eerlijk beeld van je rapporteringsroute, data en grootste blinde vlek.

Related Articles