7 meest gemaakte fouten bij een EcoVadis beoordeling

Patrick de Veer · 25 jun 2026

Een EcoVadis beoordeling klinkt misschien als een eenmalige exercitie: vragenlijst invullen, documenten uploaden, score ontvangen. Maar wie dat zo aanpakt, loopt al snel tegen een teleurstellend resultaat aan. De meeste lage scores zijn niet het gevolg van slechte duurzaamheidsprestaties, maar van vermijdbare fouten in de voorbereiding en uitvoering. In dit artikel zetten we de zeven meest voorkomende valkuilen op een rij, zodat jij ze kunt omzeilen.

Wat een lage EcoVadis score je echt kost

Een lage score bij EcoVadis is meer dan een teleurstelling. Het heeft directe zakelijke gevolgen. Grote opdrachtgevers en inkopers gebruiken EcoVadis-scores steeds vaker als selectiecriterium. Wie onder een bepaalde drempelwaarde scoort, valt simpelweg af bij aanbestedingen of wordt uitgesloten van leverancierslijsten.

Daarnaast kost een slechte voorbereiding dubbel. Je steekt tijd in de beoordeling, haalt een magere score en mag het een jaar later opnieuw proberen. Ondertussen missen concurrenten die wél goed scoorden de kansen die jij laat liggen. Voor MKB-bedrijven die hun EcoVadis score willen verbeteren, begint dat bij het vermijden van de fouten hieronder.

1: Documentatie pas achteraf verzamelen

De vragenlijst van EcoVadis vraagt niet alleen om antwoorden, maar ook om bewijsmateriaal. Wie pas begint met het verzamelen van documenten nadat de vragen zijn ingevuld, loopt direct tegen een probleem aan. Beleid zonder bijbehorende documenten wordt niet meegeteld.

Zorg dat je vóór de start van de beoordeling een overzicht maakt van welke documenten je nodig hebt. Denk aan milieubeleid, gedragscodes, trainingsregistraties, contracten met leveranciers en interne procedures. Veel van deze documenten bestaan al ergens in je organisatie, maar zijn verspreid over verschillende systemen of personen.

Begin minimaal zes weken voor de deadline met het verzamelen en ordenen van dit materiaal. Zo voorkom je dat je in de laatste week onder tijdsdruk werkt en documenten mist die je score omhoog hadden kunnen trekken.

2: Beleid beschrijven zonder bewijs van uitvoering

EcoVadis beoordeelt niet alleen of je beleid hebt, maar ook of je het daadwerkelijk uitvoert. Een mooi geformuleerd duurzaamheidsbeleid zonder aantoonbare implementatie levert weinig punten op. De beoordelaars kijken naar concrete bewijzen van actie.

Dat bewijs kan verschillende vormen aannemen: notulen van vergaderingen, trainingsattendancelijsten, meetresultaten, auditverslagen of interne rapportages. Hoe specifieker en recenter het bewijs, hoe sterker je dossier staat.

Controleer voor elk beleidsonderdeel dat je opneemt of je ook het bijbehorende bewijs van uitvoering kunt aanleveren. Als dat bewijs er niet is, is het beter om het beleidspunt weg te laten dan om het zonder onderbouwing op te nemen.

3: Irrelevante thema’s negeren

Veel bedrijven richten zich alleen op de thema’s die ze het meest relevant vinden voor hun sector. Dat is begrijpelijk, maar EcoVadis beoordeelt een breder scala aan onderwerpen. Thema’s die je als minder relevant beschouwt, kunnen toch meetellen voor je totaalscore.

Neem het thema mensenrechten in de keten. Voor een klein softwarebedrijf lijkt dit ver weg, maar EcoVadis verwacht ook van dit type bedrijf een basishouding op dit thema. Wie niets aanlevert, scoort nul punten op dat onderdeel, ook al is het gewicht klein.

Bekijk alle thema’s in de vragenlijst en lever voor elk thema minimaal een basisantwoord met bijbehorend document aan. Zelfs een korte verklaring of een eenvoudig beleidsdocument is beter dan niets.

4: De vragenlijst als eenmalig project behandelen

EcoVadis is een jaarlijkse beoordeling. Wie de vragenlijst behandelt als een losstaand project dat eens per jaar moet worden afgerond, verspilt elk jaar opnieuw energie aan dezelfde voorbereiding. Bovendien mis je de kans om tussentijds te verbeteren.

Bedrijven die structureel goed scoren, bouwen EcoVadis-relevante registraties in hun reguliere bedrijfsvoering in. Ze houden het hele jaar bij welke acties ze ondernemen, welke documenten er zijn en waar verbeterpunten liggen. Zo is de jaarlijkse beoordeling geen sprint meer, maar een momentopname van doorlopend werk.

Wijs iemand aan die het dossier gedurende het jaar bijhoudt, ook als dat maar een paar uur per kwartaal is. Die investering betaalt zich terug in een soepelere beoordelingsprocedure en een hogere score.

5: Scope van de beoordeling verkeerd inschatten

EcoVadis beoordeelt niet alleen de directe activiteiten van je bedrijf, maar kijkt ook naar je leveranciersketen en de invloed die je als inkoper hebt. Wie de scope te smal inschat en alleen over de eigen organisatie rapporteert, laat punten liggen.

Kijk kritisch naar welke onderdelen van je keten relevant zijn voor de vragen die EcoVadis stelt. Heb je inkoopbeleid? Stel je eisen aan leveranciers op het gebied van milieu of arbeidsomstandigheden? Voer je leveranciersaudits uit? Dit soort informatie telt mee.

Lees de instructies bij elke vraag zorgvuldig. EcoVadis geeft aan welke scope van toepassing is. Als je twijfelt, kies dan voor een bredere interpretatie en lever het bijbehorende bewijs aan.

6: Geen gebruik maken van de Scorecard-feedback

Na elke beoordeling ontvang je van EcoVadis een gedetailleerde Scorecard. Daarin staat niet alleen je score per thema, maar ook specifieke feedback over wat je kunt verbeteren. Veel bedrijven bekijken de totaalscore, archiveren de Scorecard en beginnen het jaar daarop opnieuw zonder die feedback te gebruiken.

Dat is een gemiste kans. De Scorecard vertelt je precies op welke punten je punten bent misgelopen en welk type bewijs je had kunnen aanleveren. Het is in feite een gratis verbeterplan voor de volgende ronde.

Analyseer de Scorecard direct na ontvangst en vertaal de feedback naar concrete acties voor het komende jaar. Noteer welke documenten je de volgende keer wél wilt aanleveren en welke processen je wilt aanpassen. Zo maak je elk jaar meetbare vooruitgang.

7: Antwoorden niet afstemmen op sectorprofiel

EcoVadis past de weging van thema’s aan op basis van je sector. Voor een transportbedrijf wegen milieuthema’s zwaarder dan voor een adviesbureau. Wie antwoorden opstelt zonder rekening te houden met dit sectorprofiel, besteedt energie aan thema’s met weinig gewicht en verwaarloost thema’s die er voor jouw sector juist toe doen.

Controleer vooraf welk sectorprofiel EcoVadis op jouw bedrijf toepast en welke thema’s daarin het zwaarst wegen. Richt je voorbereiding en documentatie in de eerste plaats op die thema’s. Dat geeft je de meeste scoreverbetering per uur investering.

Als je twijfelt over je sectorclassificatie, neem dan contact op met EcoVadis voordat je de vragenlijst invult. Een verkeerde classificatie kan je score onnodig drukken op thema’s die voor jouw activiteiten niet representatief zijn.

Hogere EcoVadis score met minder inspanning

De zeven fouten hierboven hebben één ding gemeen: ze zijn allemaal te voorkomen met een goede voorbereiding en een gestructureerde aanpak. Je hoeft geen groot duurzaamheidsteam te hebben om goed te scoren bij EcoVadis. Je hebt wel een helder beeld nodig van waar je nu staat, wat er van je wordt verwacht en waar de grootste verbeterkansen liggen.

Voor MKB-bedrijven die hun EcoVadis score willen verbeteren is het nuttig om dat startpunt objectief in kaart te brengen. Wij hebben Compass ontwikkeld als gratis pre-scan waarmee je in tien minuten inzicht krijgt in je certificeringsreadiness, ook voor EcoVadis en B-Corp. Geen registratie, direct resultaat. Het geeft je een concreet beeld van wat al goed gaat en waar je als eerste aan de slag kunt.

Wil je weten hoe klaar jouw bedrijf is voor een certificering? Doe de gratis Certificering Readiness pre-scan. In tien minuten heb je een concreet beeld. Geen registratie, direct resultaat.

Frequently Asked Questions

Hoe lang duurt het gemiddeld om een EcoVadis beoordeling goed voor te bereiden?

Een realistische voorbereiding kost voor de meeste MKB-bedrijven vier tot acht weken, afhankelijk van hoe goed de documentatie al op orde is. Begin minimaal zes weken voor de deadline met het verzamelen van documenten en het in kaart brengen van je huidige beleid. Als je EcoVadis structureel inbouwt in je bedrijfsvoering — zoals beschreven in valkuil 4 — neemt die voorbereidingstijd elk jaar significant af.

Wat is een goede EcoVadis score en waar moet ik minimaal op mikken?

EcoVadis hanteert scores van 0 tot 100. Een score van 45 of hoger geeft recht op een bronzen medaille, vanaf 65 zilver en vanaf 75 goud. Veel grote opdrachtgevers hanteren een minimumdrempel van 45 of 50 voor leveranciersselectie. Voor MKB-bedrijven die voor het eerst deelnemen is een score tussen de 40 en 55 realistisch bij een goede voorbereiding; met gerichte verbeteringen over meerdere jaren is een zilveren medaille goed haalbaar.

Mag ik dezelfde documenten gebruiken voor meerdere thema's in de vragenlijst?

Ja, dat is niet alleen toegestaan maar ook slim. Een gedragscode voor leveranciers kan bijvoorbeeld tegelijk dienen als bewijs voor het thema mensenrechten én voor duurzaam inkoopbeleid. Zorg er wel voor dat het document ook daadwerkelijk betrekking heeft op het thema waarvoor je het indient — beoordelaars controleren de relevantie. Gebruik een overzichtstabel om bij te houden welk document je voor welk thema inzet, zodat je geen gaten laat vallen.

Wat als mijn bedrijf nog geen formeel duurzaamheidsbeleid heeft — heeft deelnemen dan zin?

Ja, zeker. EcoVadis beoordeelt niet alleen grote of volwassen duurzaamheidsprogramma's; ook een startend beleid met aantoonbare eerste stappen levert punten op. Begin met het opstellen van een eenvoudig milieubeleid en een gedragscode — zelfs een éénpagina-document telt mee als het ondertekend en gedateerd is. De eerste deelname geeft je bovendien een nulmeting en de Scorecard-feedback die je nodig hebt om gericht te verbeteren in de jaren daarna.

Hoe ga ik om met vragen over mijn leveranciersketen als ik geen formele audits uitvoer?

Je hoeft geen uitgebreid auditprogramma te hebben om hier punten te scoren. Zelfs een eenvoudige leveranciersvragenlijst, een contractclausule over gedragsnormen of een intern beleidsdocument over verantwoord inkopen telt als bewijs. Beschrijf eerlijk wat je doet, hoe beperkt ook, en lever het bijbehorende document aan. Nul punten scoren omdat je niets indient is altijd slechter dan een paar punten scoren met een bescheiden maar aantoonbare aanpak.

Kan ik mijn EcoVadis score aanvechten als ik het niet eens ben met de beoordeling?

Ja, EcoVadis biedt een officieel bezwaarprocedure aan, ook wel de 'review request' of 'clarification request' genoemd. Je kunt aanvullende documenten indienen of toelichting geven als je vindt dat bewijs over het hoofd is gezien of verkeerd is geïnterpreteerd. Doe dit zo snel mogelijk na ontvangst van je score en onderbouw je bezwaar concreet met het betreffende document en een korte uitleg. Gebruik deze optie niet als vervanging voor een goede voorbereiding, maar als vangnet bij aantoonbare beoordelingsfouten.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het kiezen van de juiste NACE-code voor mijn sectorprofiel?

De meest voorkomende fout is het kiezen van een te brede of juist te specifieke NACE-code, waardoor de themaweging niet aansluit bij je werkelijke activiteiten. Controleer altijd welke code EcoVadis heeft toegewezen vóórdat je de vragenlijst invult en vergelijk die met de omschrijving van je hoofdactiviteit in de Kamer van Koophandel. Als er een mismatch is, neem dan proactief contact op met EcoVadis voor de start van de beoordeling — een correctie achteraf is mogelijk maar vertraagt het proces aanzienlijk.